Uudenmaan maistraatti ja IHH saivat uuden palvelumallin ja sitä tukevat tilat

Suunnittelua ohjasi asiakaslähtöisyys, yhdenvertaisuus, turvallisuus ja selkeys.

Uudenmaan maistraatti ja International House Helsinki (IHH) muuttivat uusiin yhteisiin tiloihin huhtikuun alussa. Muuton yhteydessä palveluita ja tiloja haluttiin kehittää käyttäjälähtöisemmiksi. Jotta useamman toimijan jakama palveluympäristö olisi mahdollisimman toimiva, Rune & Berg suunnitteli virastojen yhteispeliä helpottavan palvelumallin sekä mallia tukevat tilat. Myös maistraatin ja IHH:n henkilökunta oli palvelu- ja tilakonseptien kehittämisessä tiiviisti mukana läpi projektin.

Uudistustarpeiden kartoitus aloitettiin havainnoimalla sekä haastattelemalla virastojen asiakkaita ja työntekijöitä. Asioinnin kipupisteiksi havaittiin asiakkaiden ajautuminen vääriin paikkoihin, väärien lomakkeiden ja vuoronumeroiden kanssa. Suunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomioita havaittujen ongelmien korjaamiseen.

Työn lopputuloksena syntyi asiointia helpottava palvelumalli, jossa asiakkaiden erilaiset tarpeet on huomioitu. Uudessa palveluympäristössä asiakkaat vastaanottaa palveluoppaat, jotka ohjaavat asiakkaat oikeiden palveluiden pariin. Merkittävä uutuus on myös dokumenttien noutopiste: maistraatilta etukäteen tilatut asiakirjat on mahdollista hakea noutopisteeltä ilman jonottamista.

Keskiössä asiakkaiden tarpeiden ja henkilökunnan avun mahdollisimman sujuva kohtaaminen

Palvelumuotoiluprosessi antoi selkeät suuntaviivat tilasuunnittelulle. Uusi palveluympäristö tukee siellä asiointia: toiminnot on sijoitettu loogisesti, ja asioinnissa auttavat palveluoppaiden ja -neuvojien lisäksi opasteet ja muut visuaaliset ohjeet. Helposti hahmotettava, tunnelmaltaan levollinen ja akustisesti miellyttävä tila sujuvoittaa sekä asiakkaiden että työntekijöiden toimintaa.

Huhtikuussa avautuneiden palvelutilojen lisäksi Rune & Berg Design on suunnitellut maistraatille myös mm. uuden vihkitilan, joka otetaan käyttöön syksyllä.

Lisää Uudenmaan maistraatin ja IHH:n uusista tiloista voi lukea Senaatin artikkelista.