PostNord

Uusi odotukset ylittävä pääkonttori

Yhteistyön tärkeimpänä tavoitteena oli ymmärtää PostNordin henkilökunnan tarpeita ja toiveita Helsingin pääkonttorin toiminnallisuuden ja sijainnin kannalta. Taustalla oli pandemian aiheuttama työelämän muutos, johon PostNord tarttui rohkeasti ja ajoissa kiinni. Tarvemäärityksen ja tilasuunnittelun lisäksi Rune & Berg tuki asiakasta muutoshankkeen eri tarpeiden ymmärtämisessä ja auttoi solmimaan kannattavan, asiakasta palvelevan vuokrasopimuksen. Lopputulokseksi saatiin houkuttelevat ja edustavat uudet tilat keskeisellä sijainnilla.

Kohti helpompaa toimistoarkea

PostNordilla on käynnissä vahva muutosstrategia, ja heille on tärkeää motivoida nykyisiä työntekijöitä ja löytää rekrytointitilanteissa parhaat uudet osaajat. Työympäristökehityksen lähtökohtana oli luoda vetovoimaiset, työntekijöiden näköiset ja tuntuiset pääkonttoritilat.

“Erityisen tärkeää yhteistyössämme oli ensimmäisestä keskustelusta lähtien käyttäjälähtöisyys. Rune & Bergiläiset ovat näkemyksellisiä ammattilaisia omalla alallaan, ja he aidosti kuuntelivat meitä ja meidän tarpeita. Koko projekti tehtiin työntekijälähtöisesti”, Katja kertoo.

Työntekijäymmärrystä kerättiin haastattelemalla tiimien edustajia ja tutustumalla PostNordin henkilöstökyselyn tuloksiin. Ymmärrystä syvennettiin työpajassa, jossa pohdittiin miten toimistotilat auttavat sujuvan työarjen rakentamisessa. Selvitimme myös tiimien keskinäisiä riippuvaisuuksia läsnäolon näkökulmasta ja tutkimme, millaisia mahdollisuuksia ja uhkia pääkonttorin sijaintivaihtoehdoissa tunnistetaan. Kartoitimme myös etä- ja lähityön määrää sekä työntekemiseen liittyviä tilatarpeita. Ymmärryksen keräämisen tarkoituksena oli löytää ne elementit, jotka vaikuttavat PostNordin pääkonttorin kehittämiseen ja lopulliseen sijaintiin. Koko tilasuunnitteluprosessin ajan henkilöstö pidettiin mukana myös säännöllisillä osallistavilla infotilaisuuksilla.

“Olemme toimineet taskulamppuna ja matkaoppaana, on kierretty kuopat ja ohjattu oikeaan suuntaan. Projektin laadukas prosessi on myös taannut laadukkaan lopputuloksen, ja keskustelu valveutuneen asiakkaan kanssa on ollut hedelmällistä”, asiakasvastaava Raija Mattila Rune & Bergiltä iloitsee.

Puoleensavetävä kokemus

“Onko tämä toimisto todella meidän?” on kuulunut postnordilaisten suusta heidän astuessaan ensimmäistä kertaa uudistuneeseen pääkonttoriin Pasilassa.

“Kiitosta on tullut myös kansainvälisiltä kollegoilta sekä kiinteistönomistajalta, jotka ovat olleet silminnähden tyytyväisiä lopputulokseen”, kertoo Ville Hilmola, Head of Procurement and Facility Management PostNordilta.

Tarvemäärittelyn pohjalta tilasuunnittelua on ollut ohjaamassa yhdessä sovitut suunnittelun ohjenuorat eli design driverit, joiden tavoiteltu kokemus on:

  • nykyaikainen
  • houkutteleva
  • vastuullinen
  • energinen

Toimisto suunniteltiin siten, että sinne on helppo saapua hyvien liikenneyhteyksien ansiosta. Tämä lisäksi lähiympäristössä sijaitsevat monipuoliset palvelut helpottavat arjen sujuvuutta toimistopäivän aikana. Tiloihin sisään astuessa eteen avautuu työntekijöiden yhteinen oleskelu- ja työskentelyalue, working cafe, joka mahdollistaa niin viihtyisät kahvihetket kuin rennot tiimipalaveritkin.

Työskentelytilat tarjoavat puitteet monipuoliseen yhteistyön tekemiseen, mutta myös vetäytymiseen ja yksilötyöhön. Tilat myös joustavat ja muuntuvat eri käyttötarkoituksiin tarpeen mukaan. Toimisto tarjoaa parhaat puitteet työskentelylle, myös hybridissä.

“Läpi koko muutosprojektin Rune & Bergiläiset osasivat kiinnittää pienempiinkin yksityiskohtiin huomiota ja tuoda niitä ammattitaidollaan esiin. Monia asioita ei itse olisi tullut edes ajatelleeksi”, Katja kertoo.

Yhteistyö on ollut oppikirjaesimerkki siitä, miten ensin liikkeelle lähdetään tarpeiden kartoittamisesta, sitten jatketaan vuokrasopimuksen laatutasomäärityksellä ja lopulta aloitetaan tilasuunnittelu. Jatkuva tuki projektin hallinnassa alusta loppuun saakka on myös ollut tärkeä osa onnistumista.

“Katjalla on ollut kykyä visioida tulevaa sekä rohkeutta kyseenalaistaa totuttuja asioita. On uskallettu avata tietoisuus siitä, mitä kaikkea voidaan tehdä – ja se näkyy lopputuloksessa”, Raija iloitsee.

PostNordin työntekijälähtöinen pääkonttorihanke on arvioitu kestävän kehityksen asiantuntijoiden toimesta vastuulliseksi teoksi Planet Company -yhteisössä.

PostNord

PostNord on Pohjoismaiden alueella tarjottavien logistiikka- ja viestintäratkaisujen johtava toimittaja.​ He tekevät arjesta helpompaa paketti- ja logistiikkapalveluilla Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Suomessa sekä jakavat postia yksityishenkilöille ja yrityksille Ruotsissa ja Tanskassa. Lue lisää postnord.fi.

Tutustu muihin samankaltaisiin projekteihin

Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä!