Vierumäellä sijaitsevan Eurosahan laajennus oli investointi paitsi huippumoderniin sahalinjaan myös työviihtyvyyteen, työhyvinvointiin ja vierailijakokemukseen.  “Viimeisen 20 vuoden aikana on noussut entistä tärkeämmäksi ihmisten viihtyvyys ja motivointi. Tavoitteena oli, että saataisiin porukkaa motivoitua ja työpaikalle olisi kiva tulla”, Versowoodin toimitusjohtaja Ville Kopra kertoo. Toinen keskeinen näkökulma tuotantolaitoksen laajennusosan suunnittelussa oli Versowoodin uusittu brändiviesti “huominen kasvaa metsästä”.

• metsätoimialan edelläkävijyyden esiintuominen
• työntekijöiden hyvinvoinnin tukeminen
• vierailijakokemus uudistetun brändiviestin tasolle

Rune & Berg Design vastasi Eurosahan laajennusosan sisustusarkkitehtisuunnittelusta ja graafisesta suunnittelusta sekä projektinhallinnasta. Työstimme lisäksi tulevan pääkonttorin sisäistä viestintää yhdessä Versowoodilaisten kanssa.

Eurosahan laajennusosan kokemusta ja erilaisia tiloja mietittiin tarkasti sekä Versowoodilaisten että vierailijoiden hyvinvoinnin ja kokemuksen näkökulmasta. Hyvinvointia tukevat niin kävijät tervetulleiksi toivottava metsäinen aulatila äänimaailmoineen kuin uudet pukuhuoneet ja taukotila, jossa virkistäytyä ja jumppailla kahvin tippuessa. Laadukkaasti toteutettu taukotila ja keittiö toimivat myös vierailijakeskuksena, ja työnjohtajan tila sopii puolestaan myös kokouksiin ja työpajoihin.

“Halusimme osoittaa välittämistä ja siten tehdä arvojen mukaisia tekoja. Tilauudistusta ei tehty perussapluunalla”, Versowoodin markkinointipäällikkö Mia Kärkkäinen taustoittaa Eurosahan laadukkaasti tehtyä kehitystyötä. Uudistettu Eurosaha tulee toimimaan vertailupohjana myös muiden yksiköiden kehittämisessä. “Eurosahan lopputulos on hieno, sitä kelpaa näyttää. Kun siellä käy, ihmiset tervehtivät suu hymyssä”, Ville kehuu.

Rune & Berg Design ja Versowood ovat tehneet kattavasti yhteistyötä vuodesta 2012. Hankkeita on ollut laidasta laitaan: aina pääkonttorin visiotyön fasilitoinnista laajoihin työympäristösuunnittelu- ja kulttuurihankkeisiin sekä yksittäisiin graafisiin toteutuksiin. Vuosien varrella Rune & Berg Design on suunnitellut Versowoodille esimerkiksi Vierumäen nykyisen pääkonttorin uudistuksen, Mikkelin “metsäkonttorin” eli katutason asiakaspalvelutilan, piha-alueita, messuosaston sekä rekkateippauksia ja työvaatteita.

Yksi suurimmista kulttuurin rakentamisen ja graafisen suunnittelun toteutuksista oli työturvallisuushanke, jonka tavoitteena oli tehdä työturvallisuudesta arkipäivää ja siten saavuttaa nollan työtapaturman tavoite. Hankkeen aikana toteutettuja julisteita löytyy myös uusitusta Eurosahasta tarkoin harkituista kohdista työpäiväpolun varrelta. Toteutettua materiaalia on tarkoitus käyttää vuodesta toiseen työturvallisuuden edistämiseksi Versowoodin eri toimipisteissä.

Versowoodilaiset ovat tyytyväisiä pitkään yhteistyöhön, jossa on riittänyt iloa silmäkulmassa ja rohkeutta ajatella tulevaisuuslähtöisesti: “Te olette hyvin ystävällisiä, positiivisia ja auttavaisia. Teillä on ammattitaitoa ja kokemusta, kiinnostusta tulevaan ja uusia työkaluja tutkitun tiedon hyödyntämiseksi”, Mia kuvailee. “Teidän kanssanne on helppo tehdä töitä. Tekemisessä on tietynlainen iloisuus, ja tiedätte mitä meillä tapahtuu. Tämä kaikki helpottaa käyntiin lähtöä”, Ville lisää.

”Kun toimistomme avoimeen kahvilaan astuu sisään, ei voi olla aistimatta tekemisen meininkiä ja työn näkyvyyttä. Tätä lähdimme aikoinaan Rune & Bergin ihanien suunnittelijoiden kanssa tavoittelemaan. Useat yhteiset workshopit ja ihmisten ylpeys uusista tiloistamme kertovat hyvin sen, että suunnittelu ja toteutuksen ohjaus onnistuivat erinomaisesti. Toimistollamme vierailleille ryhmille on ollut helppo mainostaa Rune & Bergiä”, Futuricen kulttuurijohtaja Hanno Nevanlinna kuvailee yhteistyötä.

Futuricen yli 600 työntekijää edustavat 47:ä eri kansallisuutta, ja yritys tunnetaankin innovatiivisesta kulttuuristaan, jossa jokainen voi olla oma itsensä. Kumppanuuden tavoitteena on ollut kehittää maailmanluokan työympäristökokemusta, jonka avulla parhaat osaajat löytävät Futuricen ja pysyvät siellä pitkään. “Upeinta kumppanuudessa on ollut se, että johto on halunnut olla mukana koko yhteistyön ajan kaikissa projekteissa. Tämä kertoo siitä, että tila nähdään strategisena työkaluna, jolla voidaan vaikuttaa työn tekemiseen”, kertoo yhteistyön alkumetreillä mukana ollut Rune & Berg Designin johtava suunnittelija Sara Tuohikumpu.

“Olen tykännyt siitä, että Rune & Bergin kanssa tehdään yhdessä meidän näköistä työpaikkaa ja tekemisen kulttuuria. Asiakkaan kommentteja ja ajatuksia on aina arvostettu ja viety eteenpäin”, Hanno taustoittaa.

Futuricen Suomen toimitusjohtaja Riku Valtasola on myös ollut tiiviisti mukana työympäristökokemuksen kehittämisessä. ”Olen tottunut siihen, että Rune & Berg Designin kanssa työskentely on joustavaa ja kommunikaatio avointa ja helppoa. Pidän tärkeänä, että omien ideoiden lisäksi yhteistyökumppani kuuntelee muuttuvia tarpeita ja työntekijöiden toiveita. Rune & Bergillä on aina hyvää näkemystä soveltuvista vaihtoehdoista ja vahva ammattitaito valita esimerkiksi käyttötarkoitukseen sopivimmat materiaalit”, Riku kertoo.

• yrityskulttuurin esiin tuominen
• ekologinen ja vaikuttava suunnittelu
• hybridityön pioneerius

Vuosikymmenen jatkuneen yhteistyön aikana Rune & Berg Design on toiminut Futuricen aisaparina työympäristökonseptin kehittämisessä, muutoksen johtamisessa sekä Helsingin ja Tampereen toimistojen suunnittelussa ja päivittämisessä käyttäjilleen sopiviksi. ”Me on kasvettu ihan hirveesti siitä, kun me aikoinaan muutettiin Lauttasaaresta Kamppiin. Silloin ostettiin ensimmäistä kertaa sisustusarkkitehtipalveluita – se oli merkki sellaisesta, että kotikutoinen ei enää riitä. Hyvin toimiva ja laadukas tila kuvaa sitä, että teemme tätä tosissaan”, Hanno kuvailee.

Uusimmassa pääkonttorin päivityksessä olemme keskittyneet erityisesti koronan jälkeisen työn tekemisen ratkaisuihin. “Olemme miettineet uusia työn tekemisen tapoja ja sitä, miten tila voisi tukea vuorovaikutusta mielenkiintoisella futumaisella tavalla”, kertoo uusimman hankkeen johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula Rune & Berg Designilta. “Esimerkiksi neuvotteluhuoneiden pöydät on suunniteltu yhdessä Hannon kanssa. Ne ovat kaikki seisomakorkuisia, ja niihin on tuotu erilaisia viestejä ja ajatuksia futulaisten päätöksentekomallin ja vuorovaikutuksen tukemiseksi”.

Uudessa Kampin toimistossa korostettiin myös palveluita osana Innovation Homen kiinteistöä ja tuotiin sisäiset it-palvelut toimistoon keskeiselle paikalle futulaisten arjen helpottamiseksi. “Kampin toimiston tilankäyttö toimii hyvin. Siellä on riittävästi esimerkiksi videokoppeja ja isossa avoimessa kahvilatilassa voi vaihtelevan kalustuksen ansiosta kohdata muita sen verran kuin itse haluaa”, Hanno lisää.

Työn tekeminen on jatkuvassa murroksessa, ja myös työympäristöjen on elettävä ajassa. Muun muassa koodareita, palvelumuotoilijoita ja bisneskonsultteja työllistävän Futuricen toimistot on suunniteltu joustamaan eri työntekijöiden ja projektien tarpeiden mukaan. Futuricen toimistoista löytyy runsaasti esimerkiksi helposti siirreltäviä kalusteita ja työstettäviä pintoja, kuten liikuteltavia lasiseiniä, joihin voi liimata post-it-lappuja ideoinnin tueksi. “Meidän brändiimme kuuluu se, että asioilla täytyy olla suurempi funktio ja tarkoitus. Meille on tärkeää pystyä itse muokkaamaan tiloja käytön mukaan”, Hanno kertoo.

“Tilat on rakennettu muuntojoustaviksi. Futulaiset ovat hyvin omatoimisia myös tilojen uudelleenjärjestelyssä. Jotta voi tehdä jotain uutta ja luovaa, on myös tilojen muuntauduttava mukana”, ensimmäisissä projekteissa mukana ollut Sara summaa. Muuntojoustavuus näkyy myös Kampin uudessa toimistossa: “Esimerkiksi kalusteiltaan muuntautuvassa working cafessa voi pitää erilaisia tapahtumia koulutustilaisuuksista infotilaisuuksiin, juhliin ja harrastuskerhoihin. Toimistossa ei juurikaan ole turhaa tilaa, ja tilojen varaaminen ja jako keskittyvän työn ja yhteistyön vyöhykkeisiin ketteröittävät arjen tekemistä”, Sini kuvailee.

Futulaiset ovat olleet avainasemassa myös suunnittelutyön aikana: lukuisat työpajat, käyttäjähaastattelut ja havainnointipäivät ovat auttaneet luomaan aidosti futulaisia palvelevia uniikkeja työympäristöjä. Esimerkiksi tilojen tunnelma ja käytön periaatteet on luotu yhdessä käyttäjien kanssa. “Yhteistyön alussa vietimme runsaasti aikaa futulaisten kanssa heidän silloisella toimistollaan. Puhuimme ihmisten kanssa ja havainnoimme työn tekemisen tapoja ja esimerkiksi ääniympäristöä”, Sara muistelee.

“Olemme todella oppineet tuntemaan heidät ja olleet mukana heidän kasvutarinassaan. Futulaiset haastavat meitä rohkeuteen ja epätyypillisyyteen ja arvostavat näkökulmaamme pienissä ja isoissa asioissa”, asiakkuusvastaava Raija Mattila tiivistää.

Toimistolle tullessa astutaan työkahvilaan, joka luotiin Voyanticin kutsuvaksi ja tunnelmalliseksi yhteiseksi olohuoneeksi. Musiikki soi, kahvi tuoksuu ja iloinen puheensorina tervehtii – työpäivä virittyy oikeaan fiilikseen. Muuntojoustavat ratkaisut mahdollistavat tilan monipuolisen käytön tunnelmasta tinkimättä. Uusi toimiston sydän tarjoaa tilaa keskusteluille, tapaamisille, tapahtumille, peli-illoille ja afterworkeille.

Työnteon erilaisia malleja tukemaan luotiin monipuolisesti uusia tilatyyppejä. Hybridityötä varten toimistolta löytyy nykyaikaisilla AV-ratkaisuilla varustettuja vetäytymis- ja neuvottelutiloja. Avoin coworking-tila sekä monitoimitila luotiin tukemaan yhteistyön erilaisia muotoja, kuten yhdessä tekemistä, tiimipalavereita ja ideointia. Ad hoc -tila palvelee spontaaneissa yhteistyön hetkissä. Tärkeää oli saada toimistolle kaikille oma paikka, jossa olisi mahdollista tehdä monipuolisesti yhteistyötä.

Voyanticin People and Culture Specialist Jennie Laine iloitsee hyvästä lopputuloksesta: “Uusi toimistomme on iloinen, yllättävä ja toimiva. Se on täynnä toiminnallista ja visuaalista karkkia. Halusimme, että tilasta nautitaan, ja se toden totta saa ihmiset hyvälle tuulelle. Ihmiset ovat oppineet hyvin käyttämään uusia tiloja ja ottaneet ne omakseen.”

Kehitystyön keskiössä oli, että kaikki saisivat vaikuttaa ja olla mukana. Uusi toimisto on työntekijöiden oma, heidän kanssaan suunniteltu.

Suunnittelutyö aloitettiin tiimien tarpeiden selvittämisellä, ja tavoitteena oli hybridityön parempi mahdollistaminen. Henkilöstöä osallistettiin erilaisin keinoin: esimerkiksi tarvekartoituskyselyn, avainhenkilöhaastattelujen ja uusien käytänteiden yhteisuunnittelun avulla. Kerätyn käyttäjäymmärryksen pohjalta Voyanticille suunniteltiin toiminnallisia ja tilallisia ratkaisuja hyödyntäen uusi toimisto, jossa hybridityö ja tiimien välinen yhteistyö sujuvat. Vastasimme tilojen sisustusarkkitehtisuunnittelusta sekä kiintokalusteiden, graafisten elementtien ja opasteiden suunnittelusta.

Uudistuksen tavoitteena oli mahdollistaa saumaton vuorovaikutus hybridityössä. Hanketta ohjasivat seuraavat suunnitteluohjurit:

• Työyhteisön vahvistaminen: yhteisöllisyyttä ja työtovereiden välisiä sosiaalisia suhteita vahvistetaan vapaamuotoisilla kohtaamisilla
• Yhteistyön tukeminen: jatkuva saumaton vuorovaikutus muiden tiimin jäsenten kanssa
• Tehokkaat ja tasa-arvoiset palaverit: sujuvat hybridipalaverit merkitsevät yhtäläisiä mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa niin paikan päällä kuin verkon välitykselläkin

“Uusi toimisto tukee tapaamisia ja keskusteluja aivan eri tavalla kuin vanha toimisto”, Jennie iloitsee.

Suunnitteluvaihetta edelsi yhteistyö jo vuokraneuvotteluvaiheessa, jonka tueksi Rune & Berg teki laatutasomäärityksen. Laatutasomääritykset ovat suunnittelutyössä oleellisessa roolissa, sillä niiden avulla suunnittelua pystytään kohdentamaan enemmän käyttäjän tarpeiden mukaan, ja muutosten läpivienti on helpompaa, kustannustehokkaampaa ja ekologisempaa.

“Yhteistyö Rune & Bergin kanssa on ollut hedelmällistä alusta asti. Saimme asiantuntevaa ja konkreettista apua koko matkan ajan, emmekä olisi selvinneet tästä yksin. Hyvän kumppanin löytäminen johti hyvään lopputulokseen”, Jennie kertoo.

Voyanticin uusien tilojen haluttiin kuvastavan laatua, teknologiaa ja innovatiivisuutta. Vastuullisuus ja kiertotalous olivat myös suunnittelussa läsnä, ja jo olemassa olevia elementtejä hyödynnettiin ja kunnostettiin tehokkaasti.

“Voyanticilla oli rohkeutta erottautua, ja suunnitelmallisesti haluttiin räväyttää. Suunnittelijana oli hienoa saada asiakkaalta täysi luottamus ja päästä suunnittelemaan näin herkullista kokonaisuutta”, kertoo Rune & Berg Designin johtava suunnittelija Aino Keto.

Suunnittelu lähti liikkeelle Voyanticin brändi-ilmeen värimaailmasta – siitä, miten sitä hyödyntämällä saataisiin luotua toimiva tilallinen kokemus, jossa huomioidaan materiaalit, sävyt, rakenteet ja kuosit. Tilan seinäpintojen graafiset elementit jäljittelevät Voyanticin tuotteille ominaista raporttikäyrää. Kokonaisvaltaisessa tilakokemuksen suunnittelussa otettiin huomioon myös hybridiajassa erityisen tärkeä äänimaailma.

“Designin laatu ja yksityiskohdat ovat herättäneet keskustelua, joka tuo meistä yrityksenä oikean mielikuvan. Tila jää mieleen, ja se tukee brändiä. Kun uskaltaa luottaa suunnittelijan näkemykseen, saa parhaan lopputuloksen. Emme itse olisi osanneet huomioida kaikkia pieniä yksityiskohtia tai suunnitella esimerkiksi valaistusta, mikrofoneja tai äänimaailmaa”, Jennie kertoo.

Pandemian vauhdittama trendi toimistojen pienentämisestä ei pätenyt Voyanticiin. Pelkona oli ennemminkin se, että pandemia-aika muuttaisi yhdessä olemista ja tekemistä ja erkaannuttaisi ihmiset. Uusi toimisto sijaitsee paremmalla paikalla Pitäjänmäessa, ja neliöitä on entiseen nähden enemmän. “Nyt on tilaa, tunnelmaa ja designia”, Jennie iloitsee.

“Vanhoissa tiloissa kaikki työskentelivät usein etänä, mutta nyt toimistolla on todella täysiä päiviä. Arvioisin, että ennen 50 % ihmisistä työskenteli etänä, mutta nyt 85 % on paikalla toimistolla. Huoli ihmisten erkaantumisesta on poistunut”, Jennie kertoo tyytyväisenä.

Voyantic teettää säännöllisesti henkilöstökyselyitä, joissa työilmapiiristä ja toimistosta on tullut erinomaista palautetta. “Nyt meillä on kiva ja toimiva paikka, johon tulla yhdessä. Olemme todella ylpeitä uusista, toimivista tiloistamme”, Jennie kertoo.

Kohti helpompaa toimistoarkea

PostNordilla on käynnissä vahva muutosstrategia, ja heille on tärkeää motivoida nykyisiä työntekijöitä ja löytää rekrytointitilanteissa parhaat uudet osaajat. Työympäristökehityksen lähtökohtana oli luoda vetovoimaiset, työntekijöiden näköiset ja tuntuiset pääkonttoritilat.

”Erityisen tärkeää yhteistyössämme oli ensimmäisestä keskustelusta lähtien käyttäjälähtöisyys. Rune & Bergiläiset ovat näkemyksellisiä ammattilaisia omalla alallaan, ja he aidosti kuuntelivat meitä ja meidän tarpeita. Koko projekti tehtiin työntekijälähtöisesti”, Katja kertoo.

Työntekijäymmärrystä kerättiin haastattelemalla tiimien edustajia ja tutustumalla PostNordin henkilöstökyselyn tuloksiin. Ymmärrystä syvennettiin työpajassa, jossa pohdittiin miten toimistotilat auttavat sujuvan työarjen rakentamisessa. Selvitimme myös tiimien keskinäisiä riippuvaisuuksia läsnäolon näkökulmasta ja tutkimme, millaisia mahdollisuuksia ja uhkia pääkonttorin sijaintivaihtoehdoissa tunnistetaan. Kartoitimme myös etä- ja lähityön määrää sekä työntekemiseen liittyviä tilatarpeita. Ymmärryksen keräämisen tarkoituksena oli löytää ne elementit, jotka vaikuttavat PostNordin pääkonttorin kehittämiseen ja lopulliseen sijaintiin. Koko tilasuunnitteluprosessin ajan henkilöstö pidettiin mukana myös säännöllisillä osallistavilla infotilaisuuksilla.

”Olemme toimineet taskulamppuna ja matkaoppaana, on kierretty kuopat ja ohjattu oikeaan suuntaan. Projektin laadukas prosessi on myös taannut laadukkaan lopputuloksen, ja keskustelu valveutuneen asiakkaan kanssa on ollut hedelmällistä”, asiakasvastaava Raija Mattila Rune & Bergiltä iloitsee.

”Onko tämä toimisto todella meidän?” on kuulunut postnordilaisten suusta heidän astuessaan ensimmäistä kertaa uudistuneeseen pääkonttoriin Pasilassa.

”Kiitosta on tullut myös kansainvälisiltä kollegoilta sekä kiinteistönomistajalta, jotka ovat olleet silminnähden tyytyväisiä lopputulokseen”, kertoo Ville Hilmola, Head of Procurement and Facility Management PostNordilta.

• nykyaikainen
• houkutteleva
• vastuullinen
• energinen

Toimisto suunniteltiin siten, että sinne on helppo saapua hyvien liikenneyhteyksien ansiosta. Tämä lisäksi lähiympäristössä sijaitsevat monipuoliset palvelut helpottavat arjen sujuvuutta toimistopäivän aikana. Tiloihin sisään astuessa eteen avautuu työntekijöiden yhteinen oleskelu- ja työskentelyalue, working cafe, joka mahdollistaa niin viihtyisät kahvihetket kuin rennot tiimipalaveritkin.

Työskentelytilat tarjoavat puitteet monipuoliseen yhteistyön tekemiseen, mutta myös vetäytymiseen ja yksilötyöhön. Tilat myös joustavat ja muuntuvat eri käyttötarkoituksiin tarpeen mukaan. Toimisto tarjoaa parhaat puitteet työskentelylle, myös hybridissä.

”Läpi koko muutosprojektin Rune & Bergiläiset osasivat kiinnittää pienempiinkin yksityiskohtiin huomiota ja tuoda niitä ammattitaidollaan esiin. Monia asioita ei itse olisi tullut edes ajatelleeksi”, Katja kertoo.

Yhteistyö on ollut oppikirjaesimerkki siitä, miten ensin liikkeelle lähdetään tarpeiden kartoittamisesta, sitten jatketaan vuokrasopimuksen laatutasomäärityksellä ja lopulta aloitetaan tilasuunnittelu. Jatkuva tuki projektin hallinnassa alusta loppuun saakka on myös ollut tärkeä osa onnistumista.

”Katjalla on ollut kykyä visioida tulevaa sekä rohkeutta kyseenalaistaa totuttuja asioita. On uskallettu avata tietoisuus siitä, mitä kaikkea voidaan tehdä – ja se näkyy lopputuloksessa”, Raija iloitsee.

PostNordin työntekijälähtöinen pääkonttorihanke on arvioitu kestävän kehityksen asiantuntijoiden toimesta vastuulliseksi teoksi Planet Company -yhteisössä.

Hanke voitti myös Vuoden Työympäristöteko 2022 -palkinnon sarjassa Fyysisen työympäristön kehittäminen. Lue lisää voitosta.

PostNord on Pohjoismaiden alueella tarjottavien logistiikka- ja viestintäratkaisujen johtava toimittaja.​ He tekevät arjesta helpompaa paketti- ja logistiikkapalveluilla Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Suomessa sekä jakavat postia yksityishenkilöille ja yrityksille Ruotsissa ja Tanskassa. Lue lisää postnord.fi.

Kuvat: Mikael Pettersson ja Aleksi Tikkala.

• pääkonttorin rooli ja sijainti
• tulevaisuuden työntekemisen tavat
• työskentelytapoja tukevat tilatyypit
• muutosviestinnän suunnittelun tukeminen

Aloitimme yhteistyön tekemällä tarvemäärityksen, jonka avulla selvitettiin työntekijälähtöisesti tarpeet tulevalle työympäristölle. Tehty tarvemääritys piti sisällään työntekijöille suunnatun kyselyn ja avainhenkilöiden parihaastattelut sekä projektitiimin työpajat tulevaisuuden työskentelyskenaarioista. Tarvemääritys auttoi tunnistamaan tulevaisuuden toimiston roolin, käyttötavat ja tilalliset tarpeet. Tarvemäärityksen pohjalta tehtiin päätös tulevaisuudessa tarvittavien tilojen määrästä. Lopputulemana oli erottuvan RELEX-kokemuksen rakentaminen uusiin toimitiloihin. Koska uusi toimisto valmistuu vasta vuonna 2026, myös nykyinen Ilmalan pääkonttori päätettiin uudistaa paremmin muuttuneita työskentelytapoja tukevaksi.

“Lähditte asiantuntevasti johdattelemaan meitä oikeaan suuntaan tarmokkaalla otteella, saimme heti skenaarioita ja suuntaviivoja. Projektiporukan tunnelma on myös ollut välitön, ja yhteistyö on ollut helppoa”, RELEXin työympäristösuunnittelun asiantuntija ja tiimivetäjä Nanna Tuomi-Nikula kertoo yhteistyöstä Rune & Berg Designin kanssa.

Vastasimme tarvemääritys- ja skenaariotyön lisäksi Ilmalan remontin työympäristösuunnittelusta ja graafisesta suunnittelusta sekä uuden pääkonttorin ensimmäisen kierroksen konseptista. Tuimme myös RELEXin projektitiimiä muutosviestinnässä. CBRE toimi pääkonttorihaun kaupallisena neuvonantajana. “Yhteistyö kanssanne toimi hyvin, lopputulos on todella onnistunut ja toteutetut workshopit olivat hyvin valmisteltuja. Teidän avullanne saimme tilat parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Tarjositte meille myös tukea päätöksentekoon”, RELEXin HR-johtaja Tiia Rapeli kuvailee yhteistyötä.

Tarvemäärityksen ja skenaariotyön pohjalta syntyi päätös uudesta toimistosta, johon luotiin alustava työympäristökonsepti. Työympäristökonseptiin kiteytettiin tarvittavat erilaiset tilat ja vyöhykkeet, niiden määrä ja visuaalinen ilme. Suunnittelua ohjasivat työntekijöiden toiveet ja näkemykset tulevaisuuden työstä. Tärkeää oli luoda balanssi tehokkaan hybridityöskentelyn ja hauskanpidon välille. “Autoimme pohtimaan, millainen työympäristö ja erilaiset työn tekemisen tavat RELEXläisillä ovat, ja näin johtamaan työympäristöstrategiaa. Epävarmassa tilanteessa ei kannata jäädä paikoilleen, vaan tehdä päätös ja valita suunta parhaan arvion mukaan, kuten RELEX teki”, projektin johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula vinkkaa myös muille vastaavassa tilanteessa oleville yrityksille.

Ilmalan konseptiin tuotiin uusina tilatyyppeinä muun muassa restoratiiviset ja hiljaiset tilat, joiden tarve on korostunut hektisessä hybridimaailmassa. Näitä tilatyyppejä halutaan siirtää myös uuteen pääkonttoriin. Tulevan toimiston työympäristökonseptissa tiloja on jaettu sekä vierailija-alueisiin että sisäisen keskittymisen ja yhteistyön alueisiin mahdollistamaan sujuva työskentely. Työntekijöille tarvittavien paikkojen määrä pohjautuu sekä etä- ja läsnätyön suhteeseen että toimistolla tehtävän työn luonteeseen.

“Konsepti on ollut loistava erilaisine vyöhykkeineen ja työskentelytiloineen. Se toimii hyvänä pohjana uuden pääkonttorin suunnittelussa. Uudistetun Ilmalan toimistomme myötä pääsemme testaamaan uudenlaista työskentelykulttuuria ja tiloja”, Tiia kertoo.

Ilmalan noin 5000-neliöiset tilat uusittiin uuden työympäristökonseptin mukaisiksi tilaratkaisuiltaan ja käytöltään. RELEXläiset pääsevät testaamaan joustavampaa työnteon mallia, jossa monipuolisia tiloja varataan tarpeen mukaan ja varsinaisia omia paikkoja ei enää ole. “Ilmalan tiloissa työskentely auttaa ihmisiä harjoittelemaan uusia työn tekemisen tapoja ja testaamaan uudenlaisia tiloja. Loimme lisäksi viestinnän suunnitelman, jossa kerrotaan työympäristöjen muutoksen näkökulmasta: mistä kannattaa viestiä, missä kanavissa ja miten”, Sini kertoo.  “Koen, että on tapahtunut iso muutos parempaan. Parasta meidän kannaltamme ovat erilaiset tilatyypitykset ja modulaarisuus – tilaa voi muokata ja käyttää monenlaiseen tarkoitukseen. Tämä on auttanut työntekijöitä löytämään erilaisia tapoja työskennellä”, Nanna summaa.

“Ilmalan toimistoa saatiin hienosti uudistettua ja tehtyä meidän näköiseksi. Luonnon tuominen sisään, mahdollisuudet virkistäytymiseen, working cafe, erilaiset neukkarit ja Octacellit ovat tuoneet merkittäviä muutoksia siihen, miten tiloja käytetään työpöydän lisäksi. Ilmalan toimisto on nyt viihtyisä, ja työntekijämme pitävät siitä. Toimisto on  meidän oloinen – lämmin tila, joka tuntuu kodilta”, Tiia iloitsee.

Ilmalan tilat ovat valmiit, mutta RELEXläisten työ tilojen testauksen parissa jatkuu. Myös työntekijät ovat mukana toimiston kehittämisessä: “Olemme tekemässä käyttöopasta eri tilojen käyttötarkoituksista ja keräämme palautetta RELEXläisiltä Ilmalan tilaratkaisuiden toimivuudesta. Ajatuksena on antaa työntekijöille vaikutusmahdollisuuksia ja pilotoida asioita Ilmalassa tulevaa uutta toimistoa ajatellen”, Nanna valottaa tulevaisuutta.

Tutustu RELEXin lehdistötiedotteeseen (englanniksi).