Helsingin Delivery Heron toimiston projekti sai alkusysäyksensä Pizza Onlinen ja Foodoran yhdistymisestä ja muutosta saman katon alle. Molemmat olivat kuuluneet kansainväliseen Delivery Hero -konserniin jo aiemmin. Alkuvuodesta 2020 ne yhdistyivät saman Foodora-brändin alle tarjotakseen yhtenäisemmän kokemuksen kuluttajille ja pärjätäkseen kilpaillulla ruoan toimituksen sektorilla. Projektin tavoitteena oli luoda inspiroivat tilat, jotka tukevat sekä monipuolista työntekoa että uuden yhteisön syntymistä. “Delivery Hero on moderni kasvufirma, jossa on nuorta porukkaa – haluttiin tarjota tilat, jotka tukevat työntekijäkokemusta ja kulttuuria”, Delivery Heron silloinen HR päällikkö Hanna Kontinen kuvailee työympäristömuutoksen tavoitteita.

• kutsuvat ja leikkisät tilat yrityksen brändin tukena
• Foodoran ja Pizza-Onlinen yhteisön ja eri työtapojen tukeminen
• holistinen kokemus, eri aisteihin ja tunteisiin vetoava työympäristö

Rune & Berg Designin roolina oli suunnitella Pasilan Rubikissa sijaitsevat noin 750 neliön toimistotilat ja auttaa henkilöstöä työympäristömuutoksen ja toimintatapojen omaksumisessa. Delivery Heron työympäristö luotiin yhdessä henkilöstön kanssa toiminnallisesti ja visuaalisesti heille sopivaksi. Projekti piti sisällään sisustusarkkitehtisuunnittelua, graafisen tilailmeen suunnittelun ja palvelumuotoilua. Yhteiskehittämisen – havainnoinnin, tiimihaastatteluiden ja työpajojen – avulla varmistettiin, että molempien muuttavien tahojen ääni tulee kuuluviin, ja tilat ovat uuden yhteisön näköiset. “Työntekijät suhtautuivat tosi positiivisesti muutokseen. Meillä oli jokaisesta tiimistä yksi henkilö mukana työntekijäryhmässä projektin aikana – haluttiin näin saada kaikkien ääni kuuluviin”, Hanna kertoo.

Nuorekkaan kasvuyrityksen tiloista suunniteltiin viihtyisät ja kanssakäymistä edistävät unohtamatta eri rooleihin ja tehtäviin liittyviä erityispiirteitä. Keskittyminen ja kanssakäyminen ovat tasapainossa: Delivery Heron toimistolta löytyy tiloja sekä hiljaisuutta että muiden sparrausta vaativaan työhön. Keittiöstä ja sitä ympäröivästä oleskelualueesta muodostettiin toimiston viihtyisä sydän, jossa on mahdollista syödä ja laittaa lounasta, rentoutua sekä tehdä töitä ja kokoustaa. Myös graafiset elementit ja yksityiskohdat saivat olla rennot, jopa humoristiset. Neuvotteluhuoneille suunniteltiin ravintola-aiheiset teemat, jotka näkyvät huoneiden sisustuksessa, lasiseinäteippauksissa ja nimissä. “Lopputulos oli tosi onnistunut ja meidän näköinen. Kokemus on samaan aikaan ammattimainen ja ruoankuljetusfirman arjella villittelevä. Neukkareihin saatiin hyvin erilaisia tunnelmia – voi valita neukkarin fiiliksen ja keskusteltavan asian mukaan”, Hanna kuvaa työskentelykokemusta uusissa tiloissa.

Delivery Herolle luotiin monipuolista työntekoa ja uuden yhteisön syntymistä tukevat tilat. Yhdessä suunnitelluilla, yhdessä tekemiseen ja olemiseen kannustavilla tiloilla oli positiivinen vaikutus työntekoon ja ilmapiiriin. Houkuttelevat yhteistilat hyvin varusteltuine keittiöineen ja biljardipöytineen toivat työntekijät yhteen ja edesauttoivat uuden yhteisön muodostumista. Delivery Heron tiloissa jokaisen henkilön erityispiirteet pääsevät esiin luoden rikkaan työyhteisön ja kestävän pohjan menestykselle.

Myös Rune & Bergin ja asiakkaan yhteistyö sujui hyvin. Projekti tarjosi mahdollisuuden välittömään keskusteluun ja luoviinkin ideoihin. “Meillä tuli kova luotto ja turvallinen fiilis heti alusta asti. Kommunikointi oli helppoa ja yhteistyö sujui hyvin. Meillä ei ollut kokemusta vastaavista projekteista, joten oli tärkeää, että olitte objektiivisessa roolissa, neuvoitte ja kävitte keskusteluja muiden sidosryhmien kanssa. Ylipäätään tuli sellainen olo, että meidän huolia kuunnellaan ja ollaan tärkeä asiakas”, Hanna summaa.

Tutustu kalustetoimittaja Restatopin artikkeliin.

WSP on globaali yhdyskuntarakentamisen asiantuntijayritys, jonka 700 eri alojen asiantuntijaa Suomessa tekevät yhdessä töitä paremman yhteiskunnan rakentamiseksi. WSP:n ja Rune & Bergin yhteistyö on jatkunut jo vuodesta 2016 alkaen. Yhteistyö on kattanut muun muassa pre-covid -työympäristökonseptin suunnittelun, sen jalkauttamisen Jyväskylään ja Tampereelle sekä Helsingin pääkonttorin kehittämis- ja suunnittelutyöt vuonna 2017 ja Triplaan muuton yhteydessä vuonna 2019. Sekä WSP:n että Rune & Bergin toiminnassa korostuu asiakaskeskeisyys, joten oli luontevaa tuoda henkilökunnan ja asiakkaiden ääni vahvasti mukaan myös työympäristöjen suunnitteluun.

• yhteistyö ja vuorovaikutteisuus
• yhteisön merkitys ja sisäisen kulttuurin tukeminen
• henkilökunnan ymmärtäminen
• eri asiantuntijoiden toiminnalliset tarpeet
• kustannustehokas, kekseliäs ja joustava tilankäyttö

Rune & Berg on vastannut tilakonseptista ja -suunnittelusta sekä graafisesta ilmeestä ja auttanut asiakasta remonttien vaiheistuksissa.  “WSP:n bisnes on ihmisten osaaminen ja tietotaito, asiantuntijuus. Lähdimme miettimään, miten tilaratkaisuilla voidaan tukea osaamisen kasvattamista ja jakamista. Yhdessä Rune & Bergin kanssa luotu työympäristökonsepti on vahva, tukee brändiä ja tavoitteita – ulottuu tilaa isompiin asioihin”, Jyväskylän ja Tampereen projekteissa vastuuhenkilönä toiminut Sanna Kulmala valottaa yhteistyön taustoja.

WSP:n työympäristöjen uudistusten punaisena lankana on toiminut yhteistyön edistäminen ja osaamisen jakamisen tukeminen tilaratkaisuilla. Rune & Bergin rooli on ollut kehittää toimintamalleja ja työtiloja osallistavalla suunnittelulla sekä auttaa projektien ja muutoksen läpiviennissä. Projekteissa on perehdytty asiantuntijoiden tarpeisiin palvelumuotoilullisin menetelmin, esimerkiksi havainnoinnin, työpajojen, kyselyiden ja tiedon avoimen jakamisen avulla. “Suurin lisäarvo on ollut muutosjohtaminen ja siinä tukena oleminen. Rune & Bergilla on ollut vahva rooli muutoksen johtamisessa ja työntekijäviestinnässä”, WSP:n toimitilapäällikkö Karoliina Paavola tiivistää Triplan projektin tiimoilta.

WSP:n projektit ja työskentelymallien suunnittelu lähtivät vahvasti paitsi yhteistyön, myös kunkin alan erityisosaajien työtehtävien kartoittamisesta ja huomioimisesta. Eri toimipisteissä kartoitettiin muun muassa tiimien välistä yhteistyötä ja työn liikkuvuutta ja haettiin palautetta tilojen käyttäjiltä. Jyväskylässä tiloihin tullaan yhteisen working cafén kautta, mutta muuten vetäydytään tiimikohtaisiin työskentelytiloihin. Tampereella siirryttiin avoimempaan monitilaan yhteistyön ja monialaisen projektityön tukemiseksi. Tila on kuitenkin jaettu julkiseen ja yksityiseen puoleen. Triplan pääkonttorissa puolestaan päädyttiin jaettuihin työpisteisiin siiloutumisen ehkäisemiseksi. Käyttöön otettiin kuitenkin kotipesät, jotta muut olisi helpompi löytää. Työntekijät ovat olleet ilahtuneita uudistetuista tiloista, vaikka muutosvastarintaakin on ollut havaittavissa, Karoliina mainitsee. “Erään yritysoston myötä Triplaan muuttaneen työntekijän ensireaktio oli “wow, onpa ihana toimisto, en ole ikinä tehnyt töitä näin kivassa paikassa!”

WSP:n työntekijät olivat hankkeissa aktiivisesti mukana paitsi käyttäjän äänenä myös oman erityisalansa asiantuntijoina. Esimerkiksi Tampereen sisäilman ja akustiikan asiantuntijat olivat mukana valitsemassa sisäilman kannalta parhaita materiaaleja ja testaamassa erilaisia äänimaailmoja. Jyväskylässä taas on erillinen laboratoriotyöhön tarkoitettu tila, jonka suunnittelussa hyödynnettiin WSP:läisten korvaamatonta asiantuntijuutta. Triplan aulassa puolestaan voit päästä näkemään WSP:n yhdyskuntarakentamisen projekteja esimerkiksi piirustusten, 3D-hologrammien ja pienoismallien muodossa.

Rune & Bergin ja WSP:n kumppanuus pohjautuu jaettuun vastuuseen ja pitkäjänteiseen kehittämiseen: työympäristöjä kehitetään systemaattisesti yhtenäisen konseptin avulla ja henkilöstöä osallistaen ja kuunnellen. “Teknisesti työympäristökonseptin luomat raamit mahdollistavat skaalaamisen eri paikkakunnille ja erilaisiin työtiloihin. Konseptin sovittaminen eri paikkakunnille vaatii aina päivitystä, joten on hyvä, että konseptin tekijä ja toteuttaja ovat sama taho”, Sanna kertoo yhteistyön käytännöistä. “Esimerkiksi Triplan projektin aloittamista helpotti se, että Rune & Berg Designilla oli jo hyvät pohjatiedot aiemmista projekteista siitä, millaista työtä tehdään ja millaisia tilatarpeita meillä on”, Karoliina täydentää.

Toisaalta kumppanuudessa saatiin aikaan myös työkulttuuria tukevia työkäytäntöjä ja laajempia teemoja. Keskeistä tässä oli se, että ihmiset olivat oikeasti mukana prosessissa: suunnitteluvaiheessa hahmotettiin yhdessä tulevaisuuden tarpeita, rakennusvaiheessa käytiin yhdessä raksalla, käyttöönottovaiheessa puolestaan mietittiin yhdessä, miten tiloja käytetään. Uusien työtapojen oppiminen ja yhteisöllisyys lähtivät kehittymään hienosti ja tiloista oltiin ylpeitä. “Yhteisölle opetettiin tapa puhua tiloista ja niiden käytöstä. Yhteiset pelisäännöt eivät tulleet henkilöstöhallinnon policyksi, vaan tilaa käyttävien ihmisten yhteiseksi asiaksi. Onnistuttiin luomaan kulttuuri, että saa sanoa, jos pitäisi muuttaa jotain”, Sanna kuvailee ihmislähtöistä muutosta.

Voit tutustua esimerkiksi Tampereen projektista kirjoitettuun Rakennuslehden artikkeliin tai WSP:n Triplaan muuttoa taustoittavaan uutiseen.