Työelämän murros kiinteistökehittäjän näkökulmasta

Kiinteistöjen käyttäjien vaateet ovat nousseet ja business parkit kamppailevat entistä laajemmalla kentällä ihmisten ajasta ja euroista.

Parantuneet edellytykset tehdä työtä paikkariippumattomasti ovat avanneet mahdollisuuden miettiä tietotyön tekemistä kokonaan uudella tavalla. Mitä tämä tarkoittaa kiinteistöjen kehittämisen näkökulmasta? Kiinteistöjä tulee kehittää entistä vetoivoimaisimmiksi ja niiden tulee erottua selkeämmin toisistaan. Peruspaketilla ei pärjää tulevaisuudessa. Ajatus 15 minuutin kaupungista, jossa työpaikka ja palvelut ovat saavutettavissa vartin matkan päässä alkaa typistyä jo viiteen minuuttiin. Samalla kynnys lähteä toimistolle kasvaa.

Miksi lähtisin toimistolle,
kun minulla on muuallakin työpöytä?

Etätyöstä ja mahdollisimman mutkattomasta arjesta on tullut uusi edellytys. Yritysten vuokralaistarpeet moninaistuvat, kun ne yrittävät vastata yhteiskunnan ja työntekijöidensä muuttuneeseen tilanteeseen. Pelkkiin pääkonttoreihin ei voida enää keskittyä. Niiden rinnalle tarvitaan satelliittitoimipisteitä työntekijöiden kotien läheltä tai co-working -tilojen joustavaa käyttöä. 

Mitä yritysten toimitiloille ja business parkeille sitten tapahtuu? Seuraavassa avaamme muutosta kiinteistöjen, palveluiden ja uudenlaisten tilojen näkökulmasta.

Mitä yritykset toivovat kiinteistöiltä?

Työnteon tavat ovat murroksessa ja toimistojen rooli muuttuu, samoin business parkien. Useimmissa yrityksissä arvio lähityön määrästä vaihtelee edelleen noin 2 – 3 päivän välillä viikossa. Työntekijät tunnistavat jatkossa yhä selkeämmin erot ja hyödyt etä- ja lähityössä ja jaksottavat työaikaa suunnitellusti näiden välille. Yritykset tarvitsevat vuokranantajilta enemmän tukea houkutellakseen työntekijöitä toimistolle. Business parkien tulee erottua monipaikkaisen työn tarjoajana ja antaa vetovoimainen syy tulla toimistolle. Keräsimme muutamia huomioita eri alojen ja eri kokoluokkien yrityksille toteuttamiemme tarvekartoitusten näkökulmasta.

1. Pick’n’choose -tyyppinen ajatusmalli on rantautunut Suomen toimistomarkkinaan. Joustavuutta kaivataan niin mahdollisen lisätilan kuin tilan vähentämisen osalta.  Muuntojoustavuudesta on tullut uusi normi ja iänikuinen hyvä sijainti on monistunut toiveeksi useammasta osuvasta sijainnista. Kiinteistöjen täytyy pystyä vastaamaan paitsi organisaation henkilömäärän muutoksiin, myös epävarmaan tulevaisuuden kuvaan siitä, kuinka toimistoa käytetään. Joustavuutta toimitiloihin tuo se, ettei kaikkien eri tyyppisten tilojen tarvitse sijaita yrityksen omien seinien sisällä: esimerkiksi hybridivarusteltuja neuvottelutiloja ja co-working -tiloja voidaan sijoittaa yhteiskäyttöisten aulojen ja aulapalveluiden yhteyteen.
2. Toinen selkeä trendi on yhteistyön ja yhteisöllisyyden korostuminen toimistoilla. Yritykset kaipaavat tiloja, jotka tukevat sosiaalista vuorovaikutusta ja oikeita kohtaamisia. Esiin nousee tarve tuntea olevansa osa työyhteisöä joko oman toimiston väen tai parhaassa tapauksessa koko business parkin ja ympäröivän yhteisön kanssa. Yhdysvalloissa on alettu jopa kehittää yhteisöllisiä “metroburbeja” eli business parkeja, jotka muovataan kaiken kattaviksi yhteisöiksi asuntoineen, liiketiloineen, palveluineen, vapaa-ajanviettomahdollisuuksineen ja toimistoineen.
3. Kolmantena trendinä yrityksille tekemistämme tarvekartoituksista nousee esiin palvelut, jotka tukevat hyvinvoivaa ja toimivaa arkea. Toimistolla työskenteleminen on keino erottaa työ ja vapaa-aika, tukea omaa hyvinvointia ja toisaalta tehdä myös töitä rauhassa ilman kodin mahdollisia häiriötekijöitä. Tähän liittyen on todennäköistä, että space as a service -tyyppinen liiketoimintamalli, jossa yritykset käyttävät palveluita omien tilojensa lisäksi, yleistyy. 

Tarjoa kiinteistössä tiloja ja palveluita,
joita ei kotoa löydy

Business parkeille löytyy selkeä rooli tulevaisuuden työn fasilitaattoreina. Se tarkoittaa aktiivista otetta kiinteistöjen ja palveluiden kehittämiseen ja tottakai käyttäjälähtöisesti. Hyvä kiinteistökonsepti on aina kohderyhmälleen suunnattu ja pitää sisällään kolme tärkeää osa-aluetta; tilat, palvelut ja toimintatavat. Business parkien ja toimistojen vetovoimatekijöinä ovat yhteen kokoavat ja keskittymistä tukevat tilat, jotka tuovat lisäarvoa kotitoimiston rinnalle. Kiinteistön tarjoamat palvelut muodostavat suuren osan kiinteistön houkuttelevuudesta ja osaltaan varmistavat tavoitellut toimintatavat. 

Vetovoimaisten palveluiden tunnistaminen vaatii ymmärrystä käyttäjien tarpeista. Tilojen varaaminen erilaisille palveluille ei riitä, vaan on keskityttävä miettimään, miten palvelut järjestetään. Ja myös sitoutua niiden aktiiviseen ylläpitämiseen. Jo nyt useista business parkeista löytyvät esimerkiksi aula- ja ravintolapalvelut, kokouspalvelut sekä kuntosalit sosiaalitiloineen. Mutta miltä kuulostaisi esimerkiksi oman baristan valmistama aamukahvi, ammattitasoisen webinaaristudion käyttö tai jaetut innovointia edistävät ajattelu- ja palautumistilat? 

Työtilojen painotus siirtyy yhä enemmän yhteisöllisyyttä, innovointia ja liiketoimintaa strategisesti tukeviin tiloihin. Tiloista tulee siis myös palvelu käyttäjille, jota voi ja kannattaa hyödyntää niin työhön kuin vapaa-aikaan liittyen.

Millaisiin tiloihin kannattaa panostaa?

Yhteisöllisyyttä edistäviä tilaratkaisuja voivat olla esimerkiksi iso kerrosala tai sisäportaat, koko henkilöstön yhteen kokoavat working café sekä muut kohtaamispaikat loogisesti kulkureittien varsilla. Innovointia taas tukevat erityisesti projekti- ja tiimitilat, joissa on luontevaa brainstormata yhdessä levitellen tavaroita ja post-it -lappuja fyysisesti tai virtuaalisesti. Yleistymässä ovat myös erilaiset sisäiset ja ulkoiset showroom-ratkaisut, joissa vain taivas on rajana. Tarkoituksena on tuoda liiketoiminta lähemmäs työntekijöitä ja asiakkaita, helpommin käsiteltävään ja kokemuksellisempaan muotoon esimerkiksi erilaisten demojen ja prototyyppien avulla.

Toimistot eivät ole kuitenkaan jatkossa vain “hauskaa” ja yhdessä innovointia varten. Niihin tarvitaan myös niin sanottuja syvän keskittymisen ja sujuvan työn tekemisen flow’n paikkoja. Keskittymistä edesauttavat esimerkiksi aistiärsykkeistä vapaat vetäytymistilat sekä erityisesti keskittymistä varten suunnitellut työpisteet, joissa tila ja sen ratkaisut tukevat häiriötöntä keskittymistä. Oleellista on myös kiinteistöjen ja toimistotilojen jakaminen erilaisiin äänivyöhykkeisiin käytön mukaan. Esimerkiksi pidempiä teams-puheluita varten kannattaa allokoida oma erityisakustoitu vyöhykkeensä. Studiotilat puolestaan helpottavat webinaarien ja äänityksien tekemistä

Tilat ja palvelut siis yhdistyvät saumattomasti ja vaikuttavat merkittävästi kiinteistön vetovoimaisuuteeen tarjoten oivan mahdollisuuden erottautua mielenkiintoisena vaihtoehtona paikkariippumattomassa työskentelytilojen verkostossa.

Näin voit kehittää kiinteistöistä vetovoimaisempia:

• panosta tilojen joustavuuteen ja yhteiskäyttöisyyteen – samalla vuokraajien kustannuspaineet laskevat
• ehdota vuokrattavien tilojen komboja, esimerkiksi eri sijainteja lähempää  työntekijöiden koteja yhden pääkonttorin vuokraamisen sijaan
• tarjoa palveluita, joita ei käyttäjien kotoa tai lähialueelta löydy
• auta vuokralaisyrityksiä kehittämään yhteisö, johon halutaan kuulua ja josta yritykset hyötyvät
• varmista, että kiinteistön tilat tukevat yhteistyön tekemistä ja tarjoavat myös paikkoja syvälle keskittymiselle

Kirjoittanut johtava suunnittelija ja työympäristöasiantuntija Sini Ala-Nikula ja design-strategi Jenny Soldan.

Haluaisitko ideoida yhdessä, millaisia teidän kiinteistöt voisivat jatkossa olla? Ota yhteyttä, niin sparraillaan.