Niin mediassa kuin monessa organisaatioissa käydään parhaillaan aktiivista keskustelua toimivista työtiloista ja miten niitä tulisi suunnitella. Muun muassa Anu Ropponen kirjoitti Helsingin Sanomien mielipidekirjoituksessaan Sosiaalityöntekijät tulisi ottaa mukaan työtilojen suunnitteluun työympäristösuunnittelun vaikutuksesta työn tekemiseen ja hyvinvointiin. Kirjoituksessa on oivallettu kolme tärkeää asiaa onnistuneesta työympäristösuunnittelusta.
1. Työntekijöiden osallistumisen tärkeys
Työntekijät ovat oman työnsä asiantuntijoita. He tietävät mistä heidän päivänsä tällä hetkellä koostuvat, mitä työtehtävät sisältävät, miten työtehtäviä tulee tehdä ja mitä arjessa tapahtuu.
Avaintekijä onnistuneessa työympäristösuunnittelussa on, että työntekijät ovat mukana ongelman määrittelyssä ja ratkaisun muotoilussa. Työntekijöiden osallistuminen auttaa löytämään uusia näkökulmia ja ideoita. Muutokseen sitoudutaan paremmin kun se rakennetaan yhdessä, eikä määrätä johtotasolta.
Työntekijöiden osallistuminen toiminnan kehittämiseen parantaa tutkitusti tiedonkulkua organisaation sisällä, vahvistaa luottamusta sekä edistää työntekijöiden työhyvinvointia ja motivaatiota.
Yhteiskehittäminen etenee parhaiten työympäristöasiantuntijoiden avulla, jotka kysyvät oikeat kysymykset, tuntevat toimivat metodit sekä hyödyntävät sadoista projekteista kertynyttä asiantuntemustaan.
2. Työympäristön vaikutus ihmisen arkeen
Parhaimmillaan työympäristö on yrityksen strateginen työkalu ja paras mahdollinen paikka tehdä työtä. Se tarjoaa ratkaisuja keskittyvään työhön, yhteistyöhön ja hybridityöhön sekä tiloja palautumiselle, yhteishengen rakentumiselle ja kollegoiden kohtaamisille.
Toimiston toimivuuden ja viihtyisyyden tärkeyttä ja merkitystä arkeen ei voi sivuuttaa. Hyvä työympäristö parantaa työn laatua ja vaikuttaa positiivisesti ihmisten hyvinvointiin.
3. Avoimen viestinnän merkitys
Usein työympäristömuutoksilla tavoitellaan yhtä aikaa sekä työssäviihtymisen parantamista, parempia työskentelyolosuhteita, uudenlaisia työntekemisen tapoja että kustannussäästöjä.
Työympäristömuutoksissa on aina kyse paitsi tilan, myös työskentelytapojen muuttumisesta. Muutoksen reunaehdoista, syistä, etenemisestä ja tavoitteista on tärkeää viestiä avoimesti ja selkeästi muutoksen ja suunnittelutyön käynnistyessä. On myös tärkeää kertoa, miten työntekijät voivat vaikuttaa muutokseen sekä sopia yhteisistä toimintamalleista, jotta arki toimistolla on sujuvaa.
Parhaimmillaan muutosviestintä on monikanavaista ja monisuuntaista: aidosti keskustelevaa, ihmisiä mukaan ottavaa.
Miten toimiva työympäristö tehdään?
Tulevaisuuden työelämän tarpeisiin vastataan kehittämällä työntekijäkokemusta kokonaisvaltaisesti ja käyttäjäkeskeisesti.
Työntekijät kannattaa ottaa työympäristösuunnitteluun mukaan aina kun ongelma on epäselvä, ratkaisu ei ole ilmeinen, ratkaisu edellyttää muutosta työntekijöiden käyttäytymisessä ja/tai aihe on työntekijöille merkityksellinen.
Selkeän vision, johdon sitoutumisen, työntekijälähtöisen suunnittelun ja osaavien työympäristöasiantuntijoiden avulla tehdään työympäristö, joka tukee organisaation strategiaa, parantaa työn laatua ja edistää hyvinvointia.
Ota yhteyttä, niin suunnitellaan teille yhdessä vetovoimainen työympäristö.
