Smartly

Yhteistyö aloitettiin vuonna 2016 Helsingin toimiston työympäristön kehittämisellä, minkä jälkeen myös Berliinin ja New Yorkin toimistot uusittiin. Tällöin suunnittelua tehtiin maakohtaisten tarpeiden pohjalta, mutta vuoden 2021 alussa yhteistyötä syvennettiin ja tilakokemusta eri toimipisteiden välillä haluttiin yhtenäistää. ”Aloitimme työympäristön konseptointityön, jonka tavoitteena oli luoda yhteinen ymmärrys nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista Smartlyn toimintakulttuuriin pohjalta – yhteiskehittää smartlylaisten kanssa ja tukea heitä muutoksessa sekä määritellä työympäristön rooli ja tarkoitus”, kertoo johtava suunnittelija Jenni Herkama Rune & Bergiltä.

Lopputuloksena on työympäristökonsepti, joka tukee Smartlyn strategiaa ja toimii ohjenuorana työympäristösuunnittelussa globaalisti ja hybridityössä. Konsepti on tuonut laajaan uudistusprojektiin selkeät raamit ja ad hoc -tekemisestä on siirrytty suunnitelmalliseen kokonaisuuden hallintaan. “Olemme saaneet yhtenä tiiminä varmuuden siitä, että laajamittainen, moniulotteinen ja aktiivinen kehitystyö eri maissa on linjassa konseptin kanssa. Tiivis yhteistyö varmistaa sen, että asiat etenevät oikeaan suuntaan ja asiantunteva ote pysyy”, Jenni kertoo. Konsepti soveltuu monenlaiseen eri tilaan ja sijaintiin, ja mahdollistaa eri tilojen ja työnteon tapojen testaamisen. Kaikilla smartlylaisilla on mahdollisuus tulla kuulluksi, mikä on lisännyt yhdenvertaisuuden tunnetta joka mantereella.

Smartlyn Facilities Lead Susan Vättö usein ihastelee, kuinka hyvää yhteistyö on: “Ilman Rune & Bergin apua emme olisi onnistuneet näin laajassa muutoksessa. Smartlyn kehitystahti on nopea ja siihen liittyy myös pitkäjänteistä ja akuuttia tarvetta, mutta Rune & Bergillä on maaginen taito tasapainotella näiden välissä ja silti pysyä isossa linjassa kiinni. Yhteistyö on vaatinut hyvää otetta Rune & Bergiltä, missä on onnistuttu ensiluokkaisesti.”

Susanin mukaan erityisen tärkeää on ollut saada smartlylaiset mukaan kehitystyöhön, sillä heitä vartenhan tätä tehdään. Työympäristökonseptin design driverit määriteltiin haastatteluiden, kyselyiden, havainnoinnin ja työpajojen tuottaman ymmärryksen avulla. Lisäksi Rune & Bergillä on pitkäaikainen ymmärrys niin toimialasta kuin Smartlystakin. Design driverit ohjaavat konsepti- ja tilasuunnittelutyötä.

• Yhteisön rakentaminen – yhteenkuuluvuuden tunne ja vahva me-henki. Toimistoilta löytyy laajat monitoiminnalliset lounget, terassit ja keittiöalue kohtaamisia varten.
• Yhteistyö – työympäristö, jossa tiimirajojen ylittävä yhteistyö on sujuvaa ja informaatio soljuu. Erilaisia tilaratkaisuja tukemassa suunniteltua ja intuitiivista yhteistyötä livenä, virtuaalisesti ja hybridisti.
• Hyvinvointi – spontaanien kanssakäymisten mahdollistaminen on erityisen tärkeää. Tilaratkaisuissa on myös otettu huomioon laadukas valaistus, puhdas huoneilma, monipuolinen ergonomia ja biofiilia. Keskittymiselle ja palautumiselle on lisäksi kehitetty oma vyöhykkeensä.
• Yhdenvertaisuus – yhdessä tekeminen ja oppiminen menestyksen avaintekijöinä. Suunnittelussa on huomioitu vahva avoin kulttuuri, läpinäkyvyys, esteettömyys ja tasa-arvoinen kokemus eri toimistoilla.

“Sisäisesti Smartlyllä koko kehitystyöryhmä on ansainnut täyden luottamuksen. Tilakokemukselle on laitettu painoarvoa ja se koetaan erittäin tärkeäksi, niin kokonaisuuden kuin yksilötason kantilta”, Susan avaa.

Rune & Bergiltä on ollut monipuolinen asiantuntijatiimi mukana kehitystyössä:

• Tilastrateginen konsultointi
• Design-strategia, strateginen design
• Palvelumuotoilu
• Tilasuunnittelu, sisustusarkkitehtuuri
• Graafinen suunnittelu
• Muutosviestintä
• Projektin johto globaalissa ympäristössä

“Kerätty tieto, analyysi ja Rune & Bergin asiantuntijuus ovat olleet ohjaamassa tilastrategisia päätöksiä koko yhteistyön ajan. Smartlyn fiksujen ja ihanien osaajien kanssa kehitystyötä on ollut ilo tehdä”, johtava suunnittelija Jenni kuvaa.

Muutosprojektin onnistumiseen on kuulunut sitoutunut johto, aitojen tarpeiden ymmärrys, selkeät tavoitteet, henkilöstön osallistaminen, yhtenäisten toimintamallien luominen sekä jatkuva oppiminen ja kehitys.

Susan on kokenut yhteistyön erittäin helpoksi ja välittömäksi: “Ei ole väliä, kenen asiantuntijan kanssa Rune & Bergiltä työskentelee. Kaikilla on intohimoa tekemiseen, halu tehdä asiat hyvin kenenkään aikaa haaskaamatta. He ovat sydämellisiä osaajia.”

Smartlyn kasvutarina kahdesta perustajasta 650 henkilön globaaliksi toimijaksi kahdeksassa vuodessa on ainutlaatuinen. Tällä hetkellä Smartly toimii 17 lokaatiossa. Yhdistämällä luovan mainostuotannon, mediaostamisen automaation sekä ensiluokkaisen asiakaspalvelun Smartly auttaa brändejä ympäri maailmaa kasvattamaan mainonnan tuloksia. Smartlyllä kengät ja tittelit jäävät eteiseen.