Kuusi vinkkiä työympäristön kehittämiseen

Mistä lähteä liikkeelle, kun toimistolle paluu on ajankohtainen?

Olet sitten kehittämässä täysin uutta tai muokkaamassa olemassa olevaa työympäristö, tässä kuusi vinkkiä toimiston roolin kirkastamiseen ja hybridityötä tukevien ratkaisujen kehittämiseen.

Käytä riittävästi aikaa hahmottaaksesi tarvittavan muutoksen laajuus. Pohdi millaista työskentelykulttuuria halutaan edistää. Ja millainen on tavoiteltu työntekijäkokemus, jonka rakentumista työympäristö osaltaan tukee. Näistä johdolla on hyvä olla yhteinen näkemys.

Laadukas ymmärrys luodaan työntekijöitä osallistamalla ja yhdessä ideoimalla. Selvitä mikä houkuttelee ihmiset toimistolle ja millaisia eri tarpeita tiimeillä on. Kartoita minkälaista yhteistyötä eri tiimien ja liiketoimintojen välillä tarvitaan hybridityössä. Mieti myös tulevaisuuden visiota ja strategiaa, mihin suuntaan liiketoiminta ja työ muuttuu tulevaisuudessa.

Työympäristömuutokseen liittyy usein myös toimintakulttuurin muutos. Toimisto ei ole vain tila, jossa tehdään työtä. Toimisto on paikka, jossa yritys- ja toimintakulttuuri rakentuvat. Kulttuurillisen muutoksen johtaminen ja toimintamallien kehittäminen tuleekin kulkea tilojen suunnittelun rinnalla. Parhaimmillaan vuoropuhelu ruokkii laadukasta suunnittelua ja lopputuloksesta tulee aidosti toimiva. Vastaako teidän toimintakulttuuri ja työympäristö toisiaan?

Muutosta tulee johtaa työntekijälähtöisesti osallistamalla henkilöstöä mukaan kehitystyöhön ja viestimällä tavoitteesta johdonmukaisesti. Kysy, kuuntele ja fasilitoi vuoropuhelua. Varmista, että ihmiset tulevat kuulluiksi ja saavat vastauksia kysymyksiinsä. On myös hyvä huomioida, että altistat oikeita asioita yhdessä kehitettäväksi ohjaamalla keskustelua asetettujen tavoitteiden ja reunaehtojen raameissa.

Tee suunnitelma kehittämistyön ja päätöksenteon etenemisestä. Varmista, että oikeat ihmiset ovat mukana ja projektiryhmä on sitoutunut. Selkeiden tavoitteiden lisäksi on myös tärkeää ymmärtää, kuka tekee strategisia linjauksia ja kuka vastaa esimerkiksi yksityiskohtaisemmista valinnoista. Parhaiten projekti onnistuu silloin, kun ihmiset ovat sitoutuneita ja vastuunjako on selkeä.

Toimintakulttuuri ja niiden mukaiset työympäristöt ovat jatkuvassa muutoksessa. Kehittämisen olisi hyvä olla säännöllistä ja onnistuu parhaiten yhdessä tekemällä. Seuraa miten toimistoa käytetään ja selvitä millaisia hybridityön muodot ovat. Analysoi, tunnista kehityskohteet, priorisoi kehitysaskeleet ja testaa.

Tutustu Smartlylle toteuttamaamme työympäristömuutokseen, jossa yrityskulttuuri voi hyvin ja tittelit jäävät eteiseen.