Toimiva toimistosuunnittelu löytää tasapainon yksilötyön ja yhteistyön välillä varaamalla molemmille omat, tarkoituksenmukaiset tilansa. Paras jako ei ole kiinteä prosenttiluku, vaan se syntyy ymmärtämällä, miten organisaatio oikeasti työskentelee. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka ohjaavat tätä suunnittelupäätöstä.
Mitä tiloja toimistossa tarvitaan yksilötyötä varten?
Yksilötyötä varten toimistossa tarvitaan ennen kaikkea hiljaisia tiloja, joissa keskittyminen on mahdollista ilman häiriöitä. Näitä ovat esimerkiksi suljetut työhuoneet, puhelinkopit, hiljaiset vyöhykkeet avotoimistossa ja pienemmät focus-tilat, joihin voi vetäytyä vaativien tehtävien ajaksi.
Avotoimisto yksinään harvoin riittää yksilötyön tarpeisiin, koska melu ja visuaaliset häiriöt heikentävät keskittymiskykyä. Hyvä työympäristösuunnittelu tunnistaa, että yksilötyö ei tarkoita vain hiljaista kirjoittamista, vaan myös puheluita, videoneuvotteluja ja syväkeskittymistä vaativia analyysitehtäviä. Jokaiselle näistä tarvitaan oma tilatyyppinsä. Siksi yksilötyötilojen kirjo on tärkeä: ei vain yksi hiljainen nurkkaus, vaan useita erikokoisia ja erityyppisiä vaihtoehtoja.
Miten yhteistyötilat eroavat yksilötyötiloista suunnittelussa?
Yhteistyötilat suunnitellaan vuorovaikutusta, liikettä ja spontaania kohtaamista varten, kun taas yksilötyötilat rakennetaan keskittymisen ja häiriöttömyyden ehdoilla. Käytännössä tämä tarkoittaa eri akustiikkaa, erilaista kalustusta ja erilaista sijaintia toimistossa.
Yhteistyötiloissa suositaan joustavia kalusteita, joita voidaan helposti siirtää ja järjestellä uudelleen ryhmän koon mukaan. Akustiset ratkaisut tähtäävät äänen hallintaan, eivät hiljaisuuteen: ääni saa kulkea tilan sisällä, mutta ei levitä häiritsevästi muihin tiloihin. Yksilötyötiloissa taas akustiset paneelit, sermit ja materiaalivalinnat tähtäävät äänen vaimentamiseen. Sijainnin osalta yhteistyötilat kannattaa sijoittaa lähelle kulkureittejä ja sosiaalisia pisteitä, kun taas hiljaiset tilat sijoitetaan etäämmälle liikenteen solmukohdista.
Kuinka paljon toimistopinta-alasta pitäisi varata yhteistyölle?
Yhteistyötiloille ei ole yhtä oikeaa prosenttiosuutta, koska tarve vaihtelee organisaation työtapojen mukaan. Yleinen lähtökohta on, että noin 30–50 prosenttia toimistopinta-alasta voidaan osoittaa yhteistyölle, mutta tämä luku on aina tarkistettava käyttäjätiedon pohjalta.
Jos organisaatio tekee paljon projektipohjaista tiimityötä, yhteistyötilojen osuus voi olla suurempikin. Jos työ on pääosin itsenäistä asiantuntijatyötä, yksilötyötilojen tarve korostuu. Olennaista on, ettei jako perustu oletuksiin vaan todelliseen tietoon siitä, miten henkilöstö tiloja käyttää. Kyselyiden, haastattelujen ja käyttöasteen seurannan avulla saadaan pohja, jonka varaan tilaohjelma kannattaa rakentaa.
Miten hybridityö muuttaa yksilö- ja yhteistyötilojen suhdetta?
Hybridityö siirtää yksilötyön painopistettä kotiin ja tekee toimistosta ensisijaisesti yhteistyön, kohtaamisen ja yhteisöllisyyden paikan. Tämä muutos vaikuttaa suoraan siihen, millaisia tiloja toimistossa tarvitaan ja kuinka paljon.
Kun yksilötyötä tehdään yhä enemmän etänä, toimiston rooli muuttuu: sinne tullaan tapaamaan kollegoita, ideoimaan yhdessä ja vahvistamaan yhteisöllisyyttä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että hiljaiset tilat voidaan poistaa kokonaan. Toimistoon tullaan myös päivinä, jolloin kotona ei ole rauhaa tai kun työ vaatii fyysistä läsnäoloa. Hybridityön aikakaudella toimistosuunnittelun haaste on luoda tila, joka palvelee sekä intensiivistä tiimipäivää että yksittäisen työntekijän rauhallista keskittymistä.
Milloin toimistosuunnittelussa kannattaa käyttää aktiviteettipohjaista mallia?
Aktiviteettipohjainen malli sopii parhaiten organisaatioille, joissa työ on monimuotoista, liikkuvaa ja vaihtelee päivän aikana eri tehtävätyyppien välillä. Mallissa ei ole kiinteitä henkilökohtaisia työpisteitä, vaan tilat on suunniteltu eri aktiviteettien, kuten keskittymisen, yhteistyön, puhelujen ja kohtaamisten mukaan.
Malli ei sovi kaikille. Jos henkilöstö tarvitsee paljon fyysistä materiaalia, omia laitteita tai jatkuvaa yksityisyyttä, kiinteät pisteet voivat olla toimivampi ratkaisu. Aktiviteettipohjainen suunnittelu onnistuu parhaiten silloin, kun se perustuu todelliseen tietoon työtavoista eikä vain trendin seuraamiseen. Ennen mallin valintaa kannattaa selvittää, kuinka suuri osa henkilöstöstä on paikalla samanaikaisesti ja millaisia tehtäviä he toimistossa tekevät.
Miten käyttäjät otetaan mukaan tilajaon suunnitteluun?
Käyttäjät otetaan mukaan tilajaon suunnitteluun kyselyiden, haastattelujen ja yhteiskehittävien työpajojen avulla. Osallistaminen ei ole vain muodollisuus, vaan se tuottaa tietoa, jota ei muuten saada: miten ihmiset oikeasti työskentelevät, mitkä tilat koetaan toimimattomiksi ja mitä he tarvitsevat enemmän.
Me Rune & Bergillä aloitamme aina nykytilan ymmärtämisestä. Kartoitamme työympäristön toimivuutta henkilöstökyselyiden, haastattelujen ja työpajojen avulla ennen kuin tilaa suunnitellaan uudelleen. Yhteiskehittäminen jatkuu suunnitteluprosessin läpi: prototypoinnilla ja design-sprinteillä varmistamme, että ratkaisut vastaavat käyttäjien tarpeita ennen lopullisia päätöksiä. Lue lisää Rune & Berg Designin toimistosuunnittelupalveluista.
Haluatko ymmärtää käyttäjien tarpeita ja toimistosi toimivuutta? Jutellaan ja otetaan selvää, mitä voimme saada yhdessä aikaan! Ota yhteyttä.