Toimistosuunnittelussa eri työskentelytavat pitäisi huomioida jo ennen kuin pohjapiirustuksia aletaan piirtämään. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tilojen jakautuminen, akustiikka, yksityisyyden taso ja yhteistyöpisteiden määrä suunnitellaan sen perusteella, miten ihmiset oikeasti työskentelevät, eivät sen perusteella, miltä toimiston halutaan näyttävän. Seuraavissa osioissa käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka ohjaavat onnistunutta työympäristösuunnittelua.
Miten erilaiset työskentelytyylit vaikuttavat tilatarpeisiin?
Erilaiset työskentelytyylit vaikuttavat tilatarpeisiin suoraan: keskittymistä vaativa yksilötyö edellyttää rauhallisia, häiriöttömiä tiloja, kun taas yhteisöllinen tiimityö tarvitsee avoimia kohtaamispaikkoja ja joustavia neuvottelualueita. Jos toimistosuunnittelu ei tunnista tätä jakoa, syntyy tiloja, jotka palvelevat vain osaa työntekijöistä.
Työskentelytyylit vaihtelevat sekä tehtävän luonteen että yksilön mukaan. Kirjoittaminen, analysointi ja syvällinen ongelmanratkaisu vaativat keskittymistä ja hiljaisuutta. Ideointi, sparraus ja projektipalaverit puolestaan syntyvät parhaiten tiloissa, joissa on tilaa liikkua, kirjoittaa näkyviin ja vaihtaa näkökulmia. Lisäksi osa ihmisistä tekee parhaansa avoimessa ympäristössä, osa tarvitsee selkeän visuaalisen rajan ympärilleen.
Hyvä toimistosuunnittelu ei pakota kaikkia samaan muottiin. Sen sijaan se rakentaa tilapalettia, jossa jokainen voi valita tilanteen mukaisen tilan. Tämä ei ole vain mukavuuskysymys, vaan suoraan yhteydessä tuottavuuteen ja henkilöstön hyvinvointiin.
Miten hybridityö muuttaa toimiston tilajakaumaa?
Hybridityö muuttaa toimiston tilajakaumaa merkittävästi: kun kaikki eivät ole paikalla samaan aikaan, kiinteille henkilökohtaisille työpisteille on vähemmän tarvetta, mutta yhteistyötilojen ja kohtaamispaikkojen merkitys kasvaa. Toimisto muuttuu innovoinnin ja kohtaamisen paikaksi, ei pelkästään työn suorittamisen paikaksi.
Hybridityö on vakiintunut käytäntö monissa organisaatioissa, mikä näkyy suoraan siinä, miten toimistotilat kannattaa jakaa. Perinteinen malli, jossa jokaisella on oma nimetty piste, ei enää vastaa todellisuutta. Tilalle tulee joustavia alueita, joita voidaan käyttää eri tarkoituksiin päivän ja tilanteen mukaan.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että toimiston tilajakaumassa korostuvat:
- Yhteistyöalueet tiimipalavereihin ja ideointiin
- Hiljaiset yksilötyötilat tai puhelinkoppimaiset vetäytymispaikat
- Epämuodolliset kohtaamispaikat, jotka tukevat spontaania vuorovaikutusta
- Joustavat pisteet lyhytaikaiseen yksilötyöhön ilman kiinteää omistajuutta
Tilajakauman muutos ei kuitenkaan tarkoita, että kaikille sopisi sama ratkaisu. Oikea jakauma riippuu aina siitä, millaista työtä organisaatiossa tehdään ja kuinka usein ihmiset todellisuudessa tulevat toimistolle.
Mitä ovat activity-based working -tilat ja miten ne toimivat?
Activity-based working (ABW) tarkoittaa tilasuunnittelun mallia, jossa toimistossa ei ole kiinteitä henkilökohtaisia työpisteitä, vaan erilaisia tilavyöhykkeitä eri toiminnoille. Työntekijä valitsee päivän aikana tilan sen mukaan, mitä hän kulloinkin tekee, ei sen mukaan, missä hänen ”paikkansa” on.
ABW-malli perustuu ajatukseen, että työ koostuu erilaisista aktiviteeteista, joista kukin hyötyy erilaisesta ympäristöstä. Tyypillisiä vyöhykkeitä ovat:
- Hiljaiset keskittymisalueet yksilötyöhön ja syvätyöhön
- Yhteistyöalueet tiimityöhön ja projektikokouksiin
- Epämuodolliset alueet kahvihetkinä käytäville keskusteluille ja verkostoitumiselle
- Puhelutilat tai -kopit yksityisiin puheluihin ja videokokouksiin
ABW toimii parhaiten silloin, kun tilasuunnittelu pohjautuu todelliseen tietoon siitä, miten ihmiset työskentelevät. Jos malli otetaan käyttöön ilman käyttäjien tarpeiden kartoitusta, se voi johtaa turhautumiseen, sopivan tilan puuttumiseen tai siihen, että ihmiset alkavat varata samoja pisteitä toistuvasti, mikä kumoaa koko idean.
Miten työntekijöiden tarpeet kartoitetaan ennen suunnittelua?
Työntekijöiden tarpeet kartoitetaan ennen toimistosuunnittelua esimerkiksi kyselyiden, haastatteluiden, havainnointien ja työpajojen avulla. Tavoitteena on ymmärtää, miten ihmiset oikeasti työskentelevät, mitä he arvostavat nykyisessä ympäristössä ja mikä estää heitä tekemästä parhaansa.
Pelkkä kysely ei riitä. Ihmiset eivät aina osaa kertoa, mitä he tarvitsevat, ennen kuin heitä autetaan hahmottamaan ratkaisuvaihtoehtoja. Siksi hyvä kartoitus yhdistää useita menetelmiä:
- Kysely antaa laajan kuvan koko henkilöstön kokemuksista
- Haastattelut tuovat esiin yksityiskohtia ja tunteita, joita kyselyt eivät tavoita
- Työpajat mahdollistavat yhteiskehittämisen ja auttavat priorisoimaan tarpeita
- Havainnointi paljastaa, miten tiloja todella käytetään verrattuna siihen, miten niiden on ajateltu toimivan
Me käytämme kartoitusvaiheessa muun muassa Sentio Insight -työympäristömittausta, joka perustuu henkilöstölle tehtävään kyselyyn. Sentio Insight analysoi työympäristöä tilankäyttäjien näkökulmasta ja tarjoaa mitattavaa ja vertailtavaa tietoa sen toimivuudesta. Kyselyn avulla saadaan selkeä kuva toimistosi menestystekijöistä, kehitystarpeista ja kilpailukyvystä. Tämä tieto ohjaa suunnittelua konkreettisesti, eikä lopputulos perustu oletuksiin.
Milloin toimistosuunnittelussa kannattaa käyttää suunnittelutoimistoa?
Suunnittelutoimiston käyttö kannattaa toimistosuunnittelussa silloin, kun muutos on merkittävä, käyttäjien tarpeet ovat moninaisia tai tilaratkaisu vaikuttaa suoraan organisaation toimintaan ja kulttuuriin. Mitä monimutkaisempi kokonaisuus, sitä enemmän hyötyä on ulkopuolisesta asiantuntemuksesta. Lue lisää Rune & Berg Designin toimistosuunnittelupalveluista.
Käytännössä suunnittelutoimisto tuo lisäarvoa erityisesti silloin, kun:
- Organisaatio muuttaa uusiin tiloihin tai remontoi nykyiset perusteellisesti
- Työskentelytavat ovat muuttuneet hybridityön myötä eikä vanha tila enää vastaa tarpeita
- Henkilöstön tarpeet ovat moninaisia ja yhteinen näkemys puuttuu
- Tilaratkaisu halutaan yhdistää brändi-ilmeeseen ja organisaation kulttuuriin
- Tarvitaan koordinointia eri suunnittelualojen välillä
Suunnittelutoimiston arvo ei ole pelkästään visuaalisessa lopputuloksessa. Se on prosessissa: käyttäjien kuulemisessa, vaihtoehtojen vertailussa, prototyyppien testaamisessa ja muutoksen tukemisessa. Hyvä toimistosuunnittelu ei pääty siihen, kun pohjapiirustus on valmis, vaan jatkuu siihen asti, kun ihmiset ovat löytäneet tapansa käyttää uutta ympäristöä.
Haluatko ymmärtää käyttäjien tarpeita ja toimistosi toimivuutta? Jutellaan ja otetaan selvää, mitä voimme saada yhdessä aikaan! Ota yhteyttä.