Voyantic

Toimistolle tullessa astutaan työkahvilaan, joka luotiin Voyanticin kutsuvaksi ja tunnelmalliseksi yhteiseksi olohuoneeksi. Musiikki soi, kahvi tuoksuu ja iloinen puheensorina tervehtii – työpäivä virittyy oikeaan fiilikseen. Muuntojoustavat ratkaisut mahdollistavat tilan monipuolisen käytön tunnelmasta tinkimättä. Uusi toimiston sydän tarjoaa tilaa keskusteluille, tapaamisille, tapahtumille, peli-illoille ja afterworkeille.

Työnteon erilaisia malleja tukemaan luotiin monipuolisesti uusia tilatyyppejä. Hybridityötä varten toimistolta löytyy nykyaikaisilla AV-ratkaisuilla varustettuja vetäytymis- ja neuvottelutiloja. Avoin coworking-tila sekä monitoimitila luotiin tukemaan yhteistyön erilaisia muotoja, kuten yhdessä tekemistä, tiimipalavereita ja ideointia. Ad hoc -tila palvelee spontaaneissa yhteistyön hetkissä. Tärkeää oli saada toimistolle kaikille oma paikka, jossa olisi mahdollista tehdä monipuolisesti yhteistyötä.

Voyanticin People and Culture Specialist Jennie Laine iloitsee hyvästä lopputuloksesta: “Uusi toimistomme on iloinen, yllättävä ja toimiva. Se on täynnä toiminnallista ja visuaalista karkkia. Halusimme, että tilasta nautitaan, ja se toden totta saa ihmiset hyvälle tuulelle. Ihmiset ovat oppineet hyvin käyttämään uusia tiloja ja ottaneet ne omakseen.”

Kehitystyön keskiössä oli, että kaikki saisivat vaikuttaa ja olla mukana. Uusi toimisto on työntekijöiden oma, heidän kanssaan suunniteltu.

Suunnittelutyö aloitettiin tiimien tarpeiden selvittämisellä, ja tavoitteena oli hybridityön parempi mahdollistaminen. Henkilöstöä osallistettiin erilaisin keinoin: esimerkiksi tarvekartoituskyselyn, avainhenkilöhaastattelujen ja uusien käytänteiden yhteisuunnittelun avulla. Kerätyn käyttäjäymmärryksen pohjalta Voyanticille suunniteltiin toiminnallisia ja tilallisia ratkaisuja hyödyntäen uusi toimisto, jossa hybridityö ja tiimien välinen yhteistyö sujuvat. Vastasimme tilojen sisustusarkkitehtisuunnittelusta sekä kiintokalusteiden, graafisten elementtien ja opasteiden suunnittelusta.

Uudistuksen tavoitteena oli mahdollistaa saumaton vuorovaikutus hybridityössä. Hanketta ohjasivat seuraavat suunnitteluohjurit:

• Työyhteisön vahvistaminen: yhteisöllisyyttä ja työtovereiden välisiä sosiaalisia suhteita vahvistetaan vapaamuotoisilla kohtaamisilla
• Yhteistyön tukeminen: jatkuva saumaton vuorovaikutus muiden tiimin jäsenten kanssa
• Tehokkaat ja tasa-arvoiset palaverit: sujuvat hybridipalaverit merkitsevät yhtäläisiä mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa niin paikan päällä kuin verkon välitykselläkin

“Uusi toimisto tukee tapaamisia ja keskusteluja aivan eri tavalla kuin vanha toimisto”, Jennie iloitsee.

Suunnitteluvaihetta edelsi yhteistyö jo vuokraneuvotteluvaiheessa, jonka tueksi Rune & Berg teki laatutasomäärityksen. Laatutasomääritykset ovat suunnittelutyössä oleellisessa roolissa, sillä niiden avulla suunnittelua pystytään kohdentamaan enemmän käyttäjän tarpeiden mukaan, ja muutosten läpivienti on helpompaa, kustannustehokkaampaa ja ekologisempaa.

“Yhteistyö Rune & Bergin kanssa on ollut hedelmällistä alusta asti. Saimme asiantuntevaa ja konkreettista apua koko matkan ajan, emmekä olisi selvinneet tästä yksin. Hyvän kumppanin löytäminen johti hyvään lopputulokseen”, Jennie kertoo.

Voyanticin uusien tilojen haluttiin kuvastavan laatua, teknologiaa ja innovatiivisuutta. Vastuullisuus ja kiertotalous olivat myös suunnittelussa läsnä, ja jo olemassa olevia elementtejä hyödynnettiin ja kunnostettiin tehokkaasti.

“Voyanticilla oli rohkeutta erottautua, ja suunnitelmallisesti haluttiin räväyttää. Suunnittelijana oli hienoa saada asiakkaalta täysi luottamus ja päästä suunnittelemaan näin herkullista kokonaisuutta”, kertoo Rune & Berg Designin johtava suunnittelija Aino Keto.

Suunnittelu lähti liikkeelle Voyanticin brändi-ilmeen värimaailmasta – siitä, miten sitä hyödyntämällä saataisiin luotua toimiva tilallinen kokemus, jossa huomioidaan materiaalit, sävyt, rakenteet ja kuosit. Tilan seinäpintojen graafiset elementit jäljittelevät Voyanticin tuotteille ominaista raporttikäyrää. Kokonaisvaltaisessa tilakokemuksen suunnittelussa otettiin huomioon myös hybridiajassa erityisen tärkeä äänimaailma.

“Designin laatu ja yksityiskohdat ovat herättäneet keskustelua, joka tuo meistä yrityksenä oikean mielikuvan. Tila jää mieleen, ja se tukee brändiä. Kun uskaltaa luottaa suunnittelijan näkemykseen, saa parhaan lopputuloksen. Emme itse olisi osanneet huomioida kaikkia pieniä yksityiskohtia tai suunnitella esimerkiksi valaistusta, mikrofoneja tai äänimaailmaa”, Jennie kertoo.

Pandemian vauhdittama trendi toimistojen pienentämisestä ei pätenyt Voyanticiin. Pelkona oli ennemminkin se, että pandemia-aika muuttaisi yhdessä olemista ja tekemistä ja erkaannuttaisi ihmiset. Uusi toimisto sijaitsee paremmalla paikalla Pitäjänmäessa, ja neliöitä on entiseen nähden enemmän. “Nyt on tilaa, tunnelmaa ja designia”, Jennie iloitsee.

“Vanhoissa tiloissa kaikki työskentelivät usein etänä, mutta nyt toimistolla on todella täysiä päiviä. Arvioisin, että ennen 50 % ihmisistä työskenteli etänä, mutta nyt 85 % on paikalla toimistolla. Huoli ihmisten erkaantumisesta on poistunut”, Jennie kertoo tyytyväisenä.

Voyantic teettää säännöllisesti henkilöstökyselyitä, joissa työilmapiiristä ja toimistosta on tullut erinomaista palautetta. “Nyt meillä on kiva ja toimiva paikka, johon tulla yhdessä. Olemme todella ylpeitä uusista, toimivista tiloistamme”, Jennie kertoo.