Relex työympäristökonsepti | Rune & Berg Design

Työympäristökonsepti kasvuyhtiölle

Vuonna 2005 perustettu teknologiatalo RELEX on kasvanut nopeasti start-upista yli 1800 henkilöä työllistäväksi yritykseksi samalla, kun työskentelytapamme ovat jatkuvassa muutoksessa. Autoimme RELEXiä määrittämään tulevaisuuden työskentelyn skenaarioita sekä painopisteitä ja suunnittelimme työympäristökonseptin, joka tukee heidän tulevaisuuden kasvuaan ja muuttuvia työtapoja. RELEXin nykyinen Ilmalan toimisto, jota remontoitiin syksyllä 2022, toimii testiympäristönä työnteon tapojen ja tilojen muutokselle ennen Otaniemen uusiin toimitiloihin muuttoa.

Valokuvat: Mikael Pettersson

Hankkeen avulla tunnistettiin työympäristöstrategian keskeiset linjaukset:

pääkonttorin rooli ja sijainti
tulevaisuuden työntekemisen tavat
työskentelytapoja tukevat tilatyypit
muutosviestinnän suunnittelun tukeminen

Tarvemääritys näyttää työympäristömuutoksen suunnan ja laajuuden

Aloitimme yhteistyön tekemällä tarvemäärityksen, jonka avulla selvitettiin työntekijälähtöisesti tarpeet tulevalle työympäristölle. Tehty tarvemääritys piti sisällään työntekijöille suunnatun kyselyn ja avainhenkilöiden parihaastattelut sekä projektitiimin työpajat tulevaisuuden työskentelyskenaarioista. Tarvemääritys auttoi tunnistamaan tulevaisuuden toimiston roolin, käyttötavat ja tilalliset tarpeet. Tarvemäärityksen pohjalta tehtiin päätös tulevaisuudessa tarvittavien tilojen määrästä. Lopputulemana oli erottuvan RELEX-kokemuksen rakentaminen uusiin toimitiloihin. Koska uusi toimisto valmistuu vasta vuonna 2026, myös nykyinen Ilmalan pääkonttori päätettiin uudistaa paremmin muuttuneita työskentelytapoja tukevaksi.

“Toimistosta on tullut paikka, jossa yritys palvelee työntekijöitä fyysisessä ympäristössä, ei enää toisinpäin.”

Tiia Rapeli, HR-johtaja, RELEX

“Lähditte asiantuntevasti johdattelemaan meitä oikeaan suuntaan tarmokkaalla otteella, saimme heti skenaarioita ja suuntaviivoja. Projektiporukan tunnelma on myös ollut välitön, ja yhteistyö on ollut helppoa”, RELEXin työympäristösuunnittelun asiantuntija ja tiimivetäjä Nanna Tuomi-Nikula kertoo yhteistyöstä Rune & Berg Designin kanssa.

Vastasimme tarvemääritys- ja skenaariotyön lisäksi Ilmalan remontin työympäristösuunnittelusta ja graafisesta suunnittelusta sekä uuden pääkonttorin ensimmäisen kierroksen konseptista. Tuimme myös RELEXin projektitiimiä muutosviestinnässä. CBRE toimi pääkonttorihaun kaupallisena neuvonantajana. “Yhteistyö kanssanne toimi hyvin, lopputulos on todella onnistunut ja toteutetut workshopit olivat hyvin valmisteltuja. Teidän avullanne saimme tilat parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Tarjositte meille myös tukea päätöksentekoon”, RELEXin HR-johtaja Tiia Rapeli kuvailee yhteistyötä.

Työympäristökonsepti kiteyttää tulevaisuuden tarpeet

Tarvemäärityksen ja skenaariotyön pohjalta syntyi päätös uudesta toimistosta, johon luotiin alustava työympäristökonsepti. Työympäristökonseptiin kiteytettiin tarvittavat erilaiset tilat ja vyöhykkeet, niiden määrä ja visuaalinen ilme. Suunnittelua ohjasivat työntekijöiden toiveet ja näkemykset tulevaisuuden työstä. Tärkeää oli luoda balanssi tehokkaan hybridityöskentelyn ja hauskanpidon välille. “Autoimme pohtimaan, millainen työympäristö ja erilaiset työn tekemisen tavat RELEXläisillä ovat, ja näin johtamaan työympäristöstrategiaa. Epävarmassa tilanteessa ei kannata jäädä paikoilleen, vaan tehdä päätös ja valita suunta parhaan arvion mukaan, kuten RELEX teki”, projektin johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula vinkkaa myös muille vastaavassa tilanteessa oleville yrityksille.

Ilmalan konseptiin tuotiin uusina tilatyyppeinä muun muassa restoratiiviset ja hiljaiset tilat, joiden tarve on korostunut hektisessä hybridimaailmassa. Näitä tilatyyppejä halutaan siirtää myös uuteen pääkonttoriin. Tulevan toimiston työympäristökonseptissa tiloja on jaettu sekä vierailija-alueisiin että sisäisen keskittymisen ja yhteistyön alueisiin mahdollistamaan sujuva työskentely. Työntekijöille tarvittavien paikkojen määrä pohjautuu sekä etä- ja läsnätyön suhteeseen että toimistolla tehtävän työn luonteeseen.

“Konsepti on ollut loistava erilaisine vyöhykkeineen ja työskentelytiloineen. Se toimii hyvänä pohjana uuden pääkonttorin suunnittelussa. Uudistetun Ilmalan toimistomme myötä pääsemme testaamaan uudenlaista työskentelykulttuuria ja tiloja”, Tiia kertoo.

Ilmalan noin 5000-neliöiset tilat uusittiin uuden työympäristökonseptin mukaisiksi tilaratkaisuiltaan ja käytöltään. RELEXläiset pääsevät testaamaan joustavampaa työnteon mallia, jossa monipuolisia tiloja varataan tarpeen mukaan ja varsinaisia omia paikkoja ei enää ole. “Ilmalan tiloissa työskentely auttaa ihmisiä harjoittelemaan uusia työn tekemisen tapoja ja testaamaan uudenlaisia tiloja. Loimme lisäksi viestinnän suunnitelman, jossa kerrotaan työympäristöjen muutoksen näkökulmasta: mistä kannattaa viestiä, missä kanavissa ja miten”, Sini kertoo. “Koen, että on tapahtunut iso muutos parempaan. Parasta meidän kannaltamme ovat erilaiset tilatyypitykset ja modulaarisuus – tilaa voi muokata ja käyttää monenlaiseen tarkoitukseen. Tämä on auttanut työntekijöitä löytämään erilaisia tapoja työskennellä”, Nanna summaa.

“Ilmalan toimistoa saatiin hienosti uudistettua ja tehtyä meidän näköiseksi. Luonnon tuominen sisään, mahdollisuudet virkistäytymiseen, working cafe, erilaiset neukkarit ja Octacellit ovat tuoneet merkittäviä muutoksia siihen, miten tiloja käytetään työpöydän lisäksi. Ilmalan toimisto on nyt viihtyisä, ja työntekijämme pitävät siitä. Toimisto on meidän oloinen – lämmin tila, joka tuntuu kodilta”, Tiia iloitsee.

Ilmala testiympäristönä muutokselle

Ilmalan tilat ovat valmiit, mutta RELEXläisten työ tilojen testauksen parissa jatkuu. Myös työntekijät ovat mukana toimiston kehittämisessä: “Olemme tekemässä käyttöopasta eri tilojen käyttötarkoituksista ja keräämme palautetta RELEXläisiltä Ilmalan tilaratkaisuiden toimivuudesta. Ajatuksena on antaa työntekijöille vaikutusmahdollisuuksia ja pilotoida asioita Ilmalassa tulevaa uutta toimistoa ajatellen”, Nanna valottaa tulevaisuutta.