Uusi odotukset ylittävä pääkonttori
Yhteistyön tärkeimpänä tavoitteena oli ymmärtää PostNordin henkilökunnan tarpeita ja toiveita Helsingin pääkonttorin toiminnallisuuden ja sijainnin kannalta. Taustalla oli pandemian aiheuttama työelämän muutos, johon PostNord tarttui rohkeasti ja ajoissa kiinni. Tarvemäärityksen ja tilasuunnittelun lisäksi Rune & Berg tuki asiakasta muutoshankkeen eri tarpeiden ymmärtämisessä ja auttoi solmimaan kannattavan, asiakasta palvelevan vuokrasopimuksen. Lopputulokseksi saatiin houkuttelevat ja edustavat uudet tilat keskeisellä sijainnilla.
Kohti helpompaa toimistoarkea
PostNordilla on käynnissä vahva muutosstrategia, ja heille on tärkeää motivoida nykyisiä työntekijöitä ja löytää rekrytointitilanteissa parhaat uudet osaajat. Työympäristökehityksen lähtökohtana oli luoda vetovoimaiset, työntekijöiden näköiset ja tuntuiset pääkonttoritilat.
”Erityisen tärkeää yhteistyössämme oli ensimmäisestä keskustelusta lähtien käyttäjälähtöisyys. Rune & Bergiläiset ovat näkemyksellisiä ammattilaisia omalla alallaan, ja he aidosti kuuntelivat meitä ja meidän tarpeita. Koko projekti tehtiin työntekijälähtöisesti”, Katja kertoo.
”Yhteistyöllä rakensimme odotukset ylittävän pääkonttorin, joka on inspiroiva kohtaamispaikka niin PostNordin henkilöstölle kuin asiakastapaamisille.”
Katja Luotola
Head of People and Communications
PostNord
Työntekijäymmärrystä kerättiin haastattelemalla tiimien edustajia ja tutustumalla PostNordin henkilöstökyselyn tuloksiin. Ymmärrystä syvennettiin työpajassa, jossa pohdittiin miten toimistotilat auttavat sujuvan työarjen rakentamisessa. Selvitimme myös tiimien keskinäisiä riippuvaisuuksia läsnäolon näkökulmasta ja tutkimme, millaisia mahdollisuuksia ja uhkia pääkonttorin sijaintivaihtoehdoissa tunnistetaan. Kartoitimme myös etä- ja lähityön määrää sekä työntekemiseen liittyviä tilatarpeita. Ymmärryksen keräämisen tarkoituksena oli löytää ne elementit, jotka vaikuttavat PostNordin pääkonttorin kehittämiseen ja lopulliseen sijaintiin. Koko tilasuunnitteluprosessin ajan henkilöstö pidettiin mukana myös säännöllisillä osallistavilla infotilaisuuksilla.
”Olemme toimineet taskulamppuna ja matkaoppaana, on kierretty kuopat ja ohjattu oikeaan suuntaan. Projektin laadukas prosessi on myös taannut laadukkaan lopputuloksen, ja keskustelu valveutuneen asiakkaan kanssa on ollut hedelmällistä”, asiakasvastaava Raija Mattila Rune & Bergiltä iloitsee.
Liikuteltavat akustiset sermit ja verhot luovat tiloihin viihtyisyyttä ja mahdollistavat keskittymisen avotilassakin.
Puoleensavetävä kokemus
”Onko tämä toimisto todella meidän?” on kuulunut postnordilaisten suusta heidän astuessaan ensimmäistä kertaa uudistuneeseen pääkonttoriin Pasilassa.
”Kiitosta on tullut myös kansainvälisiltä kollegoilta sekä kiinteistönomistajalta, jotka ovat olleet silminnähden tyytyväisiä lopputulokseen”, kertoo Ville Hilmola, Head of Procurement and Facility Management PostNordilta.
Kaunis brändiä ilmentävä opastemaailma viimeistelee tilan.
Hybridityötä helpottamaan työntekijälle on varattu lokerot tavaroiden säilyttämistä varten.
Tarvemäärittelyn pohjalta tilasuunnittelua ohjasivat yhdessä sovitut ohjenuorat eli design driverit. Tavoiteltu kokemus on:
- nykyaikainen
- houkutteleva
- vastuullinen
- energinen
Toimisto suunniteltiin siten, että sinne on helppo saapua hyvien liikenneyhteyksien ansiosta. Tämä lisäksi lähiympäristössä sijaitsevat monipuoliset palvelut helpottavat arjen sujuvuutta toimistopäivän aikana. Tiloihin sisään astuessa eteen avautuu työntekijöiden yhteinen oleskelu- ja työskentelyalue, working cafe, joka mahdollistaa niin viihtyisät kahvihetket kuin rennot tiimipalaveritkin.
Työskentelytilat tarjoavat puitteet monipuoliseen yhteistyön tekemiseen, mutta myös vetäytymiseen ja yksilötyöhön. Tilat myös joustavat ja muuntuvat eri käyttötarkoituksiin tarpeen mukaan. Toimisto tarjoaa parhaat puitteet työskentelylle, myös hybridissä.
”Läpi koko muutosprojektin Rune & Bergiläiset osasivat kiinnittää pienempiinkin yksityiskohtiin huomiota ja tuoda niitä ammattitaidollaan esiin. Monia asioita ei itse olisi tullut edes ajatelleeksi”, Katja kertoo.
”Uusissa tiloissa on puolet vähemmän neliöitä entiseen verrattuna keskeisemmällä sijainnilla. Kokonaiskustannus ei paljon nouse, joten tässäkin tavoitteessa on onnistuttu hyvin."
Ville Hilmola, Head of Procurement and Facility Management, PostNord
Tammiset kaiverretut opasteet tuovat tilaan lämpöä.
PostNordin brändi näkyy oivaltavalla tavalla piirtopinnoilla.
Yhteistyö on ollut oppikirjaesimerkki siitä, miten ensin liikkeelle lähdetään tarpeiden kartoittamisesta, sitten jatketaan vuokrasopimuksen laatutasomäärityksellä ja lopulta aloitetaan tilasuunnittelu. Jatkuva tuki projektin hallinnassa alusta loppuun saakka on myös ollut tärkeä osa onnistumista.
”Katjalla on ollut kykyä visioida tulevaa sekä rohkeutta kyseenalaistaa totuttuja asioita. On uskallettu avata tietoisuus siitä, mitä kaikkea voidaan tehdä – ja se näkyy lopputuloksessa”, Raija iloitsee.
PostNordin työntekijälähtöinen pääkonttorihanke on arvioitu kestävän kehityksen asiantuntijoiden toimesta vastuulliseksi teoksi Planet Company -yhteisössä.
Hanke voitti myös Vuoden Työympäristöteko 2022 -palkinnon sarjassa Fyysisen työympäristön kehittäminen. Lue lisää voitosta.
PostNord
PostNord on Pohjoismaiden alueella tarjottavien logistiikka- ja viestintäratkaisujen johtava toimittaja. He tekevät arjesta helpompaa paketti- ja logistiikkapalveluilla Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Suomessa sekä jakavat postia yksityishenkilöille ja yrityksille Ruotsissa ja Tanskassa. Lue lisää postnord.fi.
Kuvat: Mikael Pettersson ja Aleksi Tikkala.
Tutustu muihin samankaltaisiin projekteihin
